Sok cégvezető úgy érzi, hogy a csapata folyamatosan dolgozik, mégis nehezen haladnak a feladatok.

A kollégák elfoglaltak, a naptárak tele vannak, az e-mailek érkeznek, a riportok készülnek, mégis állandó a kapkodás és a csúszás.

Ilyenkor gyakran az emberekben keresik a problémát. A valóságban azonban sok esetben nem a kollégák lassúak, hanem a folyamatok.

A legtöbb vállalatnál az évek során különböző rendszerek jelentek meg a működés támogatására. Van ERP, CRM, projektkezelő, számlázóprogram, külön fájlszerver, Excel nyilvántartások és megosztott mappák. Mindegyik megold egy problémát, de ritkán alkotnak valódi egészet.

Ennek eredménye az úgynevezett szigetrendszeres működés.

Amikor az adatok folyamatosan utaznak

Ismerős helyzet?

Egy megrendelés e-mailben érkezik. A kolléga kézzel rögzíti az adatokat egy rendszerben. Ezután továbbítja egy másik osztálynak, ahol ugyanazokat az adatokat ismét felvezetik egy másik alkalmazásba.

Közben készül egy Excel-tábla, mert a riporthoz arra van szükség. A vezető pedig egy harmadik rendszerből próbálja összerakni a teljes képet.

Az információ végig ott van a szervezetben, mégis folyamatosan mozgatni kell.

Minden egyes manuális adatmásolás:

• időt vesz el,
• hibalehetőséget teremt,
• és növeli a működési költségeket.

Amikor több kolléga, több osztály és több folyamat érintett, ezek az időveszteségek összeadódnak.

Automatizáld a folyamataidat, és tedd őket átláthatóvá! Próbáld ki a Craft DMS rendszerét díjmentesen.

A láthatatlan költség: az adminisztráció

A legtöbb szervezetben az adminisztratív munka jelentős része nem értékteremtő tevékenység.

• Dokumentumok keresése.
• Adatok másolása.
• E-mailek továbbítása.
• Jóváhagyások nyomon követése.
• Excel-fájlok egyeztetése.

Ezek olyan feladatok, amelyek nélkülözhetetlennek tűnnek, mégsem viszik előre közvetlenül a vállalkozást.

Minél több manuális lépés található egy folyamatban, annál több idő és pénz vész el a háttérben.

A probléma gyökere nem a dokumentum

Sokan úgy gondolják, hogy a gondot a túl sok dokumentum okozza.

Valójában a probléma legtöbbször az, hogy a dokumentumokhoz kapcsolódó folyamatok nincsenek egységes rendszerben kezelve.

• A szerződések egy helyen vannak.
• A számlák egy másik rendszerben.
• A kapcsolódó e-mailek valaki postaládájában.
• A jóváhagyások Excelben vagy Teams üzenetekben követhetők.
• A riportok pedig újabb táblázatokból készülnek.

Mire egy információ eljut a megfelelő emberhez, már több rendszeren és több kollégán haladt keresztül.

Hogyan lesz ebből hatékony működés?

A cél egy olyan központi platform kialakítása, amely összeköti a dokumentumokat, az adatokat és a hozzájuk kapcsolódó folyamatokat.

Amikor a dokumentumok egy helyen érhetők el, a jóváhagyások digitálisan zajlanak, az adatok automatikusan átkerülnek a megfelelő rendszerekbe, és minden szereplő ugyanazt az információt látja, a működés jelentősen egyszerűbbé válik.

Kevesebb adminisztrációra van szükség. Kevesebb a hibalehetőség. Gyorsabban elkészülnek a riportok.

A kollégák pedig több időt fordíthatnak valódi értékteremtő munkára.

Hogyan segít ebben a Craft DMS?

A Craft DMS nem egyszerű dokumentumtár.

A platform egy helyen kezeli a dokumentumokat, az azokból kinyert adatokat és a hozzájuk kapcsolódó folyamatokat.

Képes összekapcsolni a vállalat különböző rendszereit.

Támogatja:

• az automatizált adatkinyerést,
• a workflow alapú működést,
• a riportálást,
• és az auditálható dokumentumkezelést.

Ennek eredményeként csökken a manuális munka, megszűnnek a párhuzamos nyilvántartások, és a működés átláthatóbbá válik.

Egyik ügyfelünknél 80%-kal csökkentettük az adminisztrációval töltött időt. Ezt az eredményt akár a Te cégedben is el tudjuk érni!

A kérdés ma már nem az, hogy szükség van-e digitalizációra.

Sokkal inkább az, hogy a céged naponta mennyi időt és pénzt veszít a szétszórt rendszerek és a manuális folyamatok miatt?

Ha szeretnéd feltárni, hol vannak a legnagyobb hatékonysági veszteségek a szervezetedben, kérj díjmentes konzultációt, és nézzük meg együtt a lehetőségeket!