Sok vállalat úgy gondolja, hogy a GDPR elsősorban adatkezelési szabályzatokról, hozzájárulásokról és adatvédelmi tájékoztatókról szól.

A gyakorlatban azonban a GDPR-megfelelőség egyik legfontosabb területe a dokumentumkezelés.

Hiszen a szerződések, számlák, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok, e-mail mellékletek és egyéb üzleti iratok mind olyan információkat hordozhatnak, amelyek kezelésére szigorú szabályok vonatkoznak.

A probléma az, hogy a legtöbb cégnél a dokumentumkezelés az évek során szigetszerűen alakult ki. Egy részük fájlszervereken található, mások e-mail fiókokban, megosztott mappákban vagy Excel-nyilvántartásokban.

Ez nemcsak a napi működést nehezíti meg, hanem komoly megfelelőségi kockázatokat is jelenthet.

Nézzük meg, hol hibáznak a leggyakrabban a vállalatok és intézmények.

1. Nem tudják pontosan, hol találhatók a dokumentumok

Az egyik leggyakoribb probléma, hogy a dokumentumok több különböző helyen vannak tárolva.

A szerződések egy megosztott meghajtón találhatók, a kapcsolódó mellékletek e-mailben, a riportok pedig külön Excel-fájlokban készülnek.

Egy adott ügy teljes dokumentációjának összegyűjtése ilyenkor időigényes és sokszor bizonytalan folyamat.

A GDPR egyik alapelve az átláthatóság és az ellenőrizhetőség.

Ha egy szervezet nem tudja gyorsan megmondani, hogy:

• egy adott dokumentum hol található,
• ki fér hozzá,
• és milyen adatokat tartalmaz,

az már önmagában kockázatot jelenthet.

Tedd GDPR-kompatibilissé a céged! Próbáld ki a Craft DMS rendszerét, amely segít megfelelni a magyar és EU-s jogszabályoknak.

2. Túl sok ember fér hozzá a dokumentumokhoz

Sok helyen még mindig általános gyakorlat, hogy a teljes osztály vagy akár a teljes vállalat hozzáfér bizonyos mappákhoz.

A probléma ezzel nemcsak az adatbiztonság, hanem az is, hogy nehezen követhető, ki milyen dokumentumot nyitott meg, módosított vagy töltött le.

A GDPR egyik fontos követelménye, hogy a személyes adatokhoz csak azok férjenek hozzá, akiknek valóban szükségük van rá a munkájukhoz.

Ehhez megfelelő jogosultságkezelésre és naplózásra van szükség.

3. Nem követhető vissza, mi történt egy dokumentummal

Egy audit vagy belső ellenőrzés során gyakran merülnek fel olyan kérdések, mint:

• Ki módosította ezt a dokumentumot?
• Mikor történt a módosítás?
• Ki hagyta jóvá?
• Mi volt az előző verzió?

Ha ezekre a kérdésekre csak e-mailek, Excel-fájlok vagy személyes emlékezet alapján lehet válaszolni, akkor a szervezet jelentős megfelelőségi kockázatot vállal.

A modern dokumentumkezelés egyik alapja az auditálhatóság és a teljes visszakövethetőség.

4. A dokumentumok kezelése emberfüggő

Sok szervezetnél a folyamatok működése néhány kulcsember tudásán alapul.

Ők tudják:

• melyik dokumentum hová kerül,
• milyen jóváhagyások szükségesek,
• mikor jár le egy szerződés,
• és milyen riportot kell elkészíteni.

Ez addig működik, amíg mindenki a helyén van.

Szabadság, fluktuáció vagy szervezeti változás esetén azonban gyorsan kiderül, hogy a folyamatok nincsenek megfelelően dokumentálva és digitalizálva.

5. A megfelelőséget dokumentumokkal próbálják helyettesíteni

Sok vállalat rendelkezik GDPR szabályzattal, adatkezelési tájékoztatóval és belső folyamatleírásokkal.

Ez fontos, de önmagában nem elegendő.

A megfelelőséget nem a dokumentumok léte, hanem a napi működés biztosítja.

Ha a jogosultságkezelés nem megfelelő, a dokumentumok szétszórtan vannak tárolva, vagy a folyamatok nem visszakövethetők, akkor a szabályzatok önmagukban nem jelentenek valódi védelmet.

Mit jelent egy GDPR-kompatibilis dokumentumkezelő rendszer?

Egy korszerű dokumentumkezelő rendszer nem csupán tárolja a dokumentumokat.

Segít biztosítani:

• a kontrollált hozzáférést,
• a naplózhatóságot,
• a verziókövetést,
• a visszakereshetőséget,
• az auditálhatóságot,
• valamint a dokumentumok strukturált kezelését.

Mindez nemcsak a GDPR, hanem számos magyar és európai uniós megfelelőségi elvárás szempontjából is fontos.

A Craft DMS segít megfelelni a GDPR-nak, és más EU-s és magyar jogszabályoknak

A Craft DMS egy magyar fejlesztésű dokumentum- és folyamatkezelő platform, amely a hazai és európai megfelelőségi elvárások figyelembevételével készült.

A rendszer támogatja:

• a strukturált dokumentumkezelést,
• a részletes jogosultságkezelést,
• az audit trail funkciókat,
• a workflow-alapú működést,
• és a teljes visszakövethetőséget.

Ennek köszönhetően nemcsak a dokumentumok tárolása válik egyszerűbbé, hanem a megfelelőségi és auditkövetelmények teljesítése is.

Ha szeretnéd felmérni, hogy a céged dokumentumkezelési folyamatai mennyire felelnek meg a mai elvárásoknak, kérj díjmentes konzultációt szakértőinktől.