Előfordult már, hogy egy kolléga felhívott egy ügyféllel kapcsolatban, és a szükséges információk három különböző helyen voltak?
A szerződés egy megosztott mappában, a kapcsolódó levelezés egy kolléga e-mailjei között, a korábbi ajánlat pedig egy másik rendszerben vagy Excel-fájlban.
Ilyenkor az információ valójában rendelkezésre áll, csak éppen nincs egy helyen. Az ügyintézők keresgélnek, egyeztetnek, e-maileket továbbítanak egymásnak, miközben az ügyfél vagy partner a válaszra vár.
A legtöbb szervezetben ez a probléma nem egyedi eset, hanem a napi működés része.
Mi az a 360 fokos dokumentumnézet?
A 360 fokos dokumentumnézet lényege, hogy egy adott partnerhez, szerződéshez vagy ügyhöz kapcsolódó minden információ egyetlen helyen jelenik meg.
Nem kell külön megnyitni több rendszert, mappát vagy e-mail fiókot. Az ügyhöz kapcsolódó dokumentumok, előzmények és kapcsolatok egymással összekapcsolva érhetők el.
Ez magában foglalhatja például:
- a szerződéseket és azok mellékleteit,
- a kapcsolódó ajánlatokat,
- a számlákat,
- az e-mail csatolmányokat,
- a korábbi módosításokat,
- a jóváhagyási folyamatok előzményeit,
- valamint az ügyhöz kapcsolódó egyéb dokumentumokat és adatokat.
A cél nem csupán a tárolás, hanem a kontextus megteremtése.
Szeretnéd látni, hogyan működne a gyakorlatban egy központi dokumentumkezelő rendszer a saját folyamataidra szabva? Kérj díjmentes demót szakértőinktől!
Miért jelent ez előnyt?
A legtöbb működési hiba nem azért történik, mert hiányzik az információ.
Hanem azért, mert valaki nem találta meg időben.
Amikor a dokumentumok és kapcsolódó adatok különböző rendszerekben élnek, könnyen előfordulhat, hogy:
- egy kolléga nem a legfrissebb dokumentummal dolgozik,
- kimarad egy fontos melléklet,
- elveszik egy korábbi egyeztetés,
- vagy egy döntés hiányos információ alapján születik meg.
A 360 fokos nézet ezeket a problémákat szünteti meg azzal, hogy minden releváns információt egyetlen felületen jelenít meg.
Így tehát egy új ügyfél esetén az ügyintéző azonnal látja a teljes történetet, ezért gyorsabban és pontosabban tud dönteni.
Nem csak gyorsabb, biztonságosabb is
A központi és összekapcsolt dokumentumkezelés nemcsak a hatékonyságot javítja.
Jelentősen csökkenti a félreértésekből és hiányos információátadásból fakadó kockázatokat is.
Amikor mindenki ugyanazokat az adatokat látja, kevesebb az egyeztetés, ritkábbak a hibák, és egyszerűbbé válik az auditálhatóság is.
Ez különösen fontos olyan szervezeteknél, ahol több osztály vagy több kolléga dolgozik ugyanazon ügyeken.
Hogyan segít ebben a Craft DMS?
A Craft DMS lehetővé teszi, hogy egy adott partnerhez, szerződéshez vagy ügyhöz tartozó összes dokumentum, előzmény, e-mail csatolmány és kapcsolódó információ összekapcsolható legyen.
Így az információ nem szétszórtan, hanem kontextusban jelenik meg.
Ennek eredményeként gyorsabbá válik az ügyintézés, csökken a kereséssel töltött idő, egyszerűbbé válik a tudásmegosztás, és jelentősen mérséklődnek a hiányos információátadásból fakadó működési hibák.
A kérdés nem az, hogy rendelkezésre állnak-e az adatok a cégedben.
Sokkal inkább az, hogy a megfelelő ember a megfelelő pillanatban látja-e őket egy helyen.
Kíváncsi vagy, hogyan lehetne a dokumentumokat, adatokat és folyamatokat egyetlen platformon kezelni a cégedben? Kérj díjmentes demót, és mutatjuk a lehetőségeket!