Mostanában a legtöbb cégvezető, akivel találkozunk, ugyanarra panaszkodik: szeretnék végre egy helyen látni a sok különböző forrásból beérkező adatot.

Vegyünk például egy logisztikai vállalatot. A megrendelő elküldi a megrendelést e-mailben, vagy feltölti egy saját rendszerbe. Ezután az egyeztetések a megrendelővel és a szállítókkal is már e-mailben vagy telefonon folynak.

Egy adott ügyön több kolléga dolgozik, mindenki más információt lát, és az adatok folyamatosan vándorolnak egyik felületről a másikra, gyakran manuálisan.

A másik gyakori probléma, hogy nincs egy központi adattár, ahová minden információ befutna. A különböző csatornákon érkező adatokat nehéz egységes formában kezelni. 

Ennek hiányában marad a manuális adatmásolás, az Excel-táblák frissítése és a folyamatos egyeztetés a kollégák között.

Miért jelent ez problémát?

Mert a kézi adatbevitel nemcsak lassú, hanem hibalehetőségekkel is jár.

Egy elütött számlaszám. Egy rosszul rögzített partneradat. Egy hiányzó mező az ERP-ben.

És máris hibás lesz a riport, elcsúszik egy pénzügyi folyamat, vagy manuálisan kell ellenőrizni az adatokat.

Sok vállalatnál ráadásul a dokumentumok több formában érkeznek:

• papíron,
• PDF-ben,
• e-mail mellékletként,
• szkennelt fájlként,
• vagy különböző beszállítói formátumokban.

Ez tovább nehezíti az egységes feldolgozást.

Könnyítsd meg a kollégáid munkáját, válaszd az automatizált adatbevitelt!

A valódi probléma nem a dokumentum

Hanem az adat.

A legtöbb szervezetnél ugyanis az információ már digitálisan megérkezik, csak éppen nem strukturált formában.

A kollégák ezért:

• megnyitják a dokumentumot,
• megkeresik a releváns adatokat,
• manuálisan rögzítik őket,
• majd továbbítják egy másik rendszerbe.

Ez az a pont, ahol a legtöbb idő és energia elvész.

Hogyan működik az automatizált adatkinyerés?

A modern OCR technológia segítségével a rendszer képes a szkennelt vagy digitális dokumentumokból automatikusan felismerni és kinyerni a releváns adatokat.

Például:

• számlaszámot,
• partnernevet,
• dátumokat,
• összegeket,
• cikkszámokat,
• vagy egyéb kulcsmezőket.

Ezután az adat:

• ellenőrizhető,
• strukturáltan tárolható,
• vagy automatikusan továbbítható ERP-rendszerekbe és más vállalati szoftverekbe.

Így a folyamat nem manuális másolgatásból áll, hanem automatizált adatfeldolgozásból.

Hogyan néz ki ez a gyakorlatban?

Egy gyártási tevékenységet végző partnerünknél például a bejövő papír- és elektronikus számlák feldolgozása jelentett komoly adminisztratív terhet.

A cél egy olyan rendszer kialakítása volt, amely:

• automatikusan kinyeri a számlaadatokat,
• ellenőrzi azokat,
• majd továbbítja a megfelelő ERP-modulba.

Ennek eredményeként:

• jelentősen csökkent a kézi adatbevitel,
• gyorsabb lett a feldolgozás,
• mérséklődtek a hibalehetőségek,
• és egyszerűbbé vált a riportálás is.

Miért nem oldja meg ezt önmagában az ERP?

Mert az ERP-k többsége alapvetően nem dokumentumfeldolgozásra készült.

A dokumentumok:

• felismerése,
• adatkinyerése,
• ellenőrzése,
• és workflow-alapú kezelése

sokszor külön dokumentumkezelési logikát igényel.

Ezért fordul elő, hogy sok cégnél az ERP mellett továbbra is Excel-ek, e-mailek, és külön nyilvántartások működnek párhuzamosan.

A Craft DMS képes szkennelt dokumentumokból adatot kinyerni

A Craft DMS segítségével a szkennelt vagy digitális dokumentumokból automatikusan kinyerhetők a releváns adatok, amelyek:

• központilag kezelhetők,
• ERP-rendszerekbe továbbíthatók,
• vagy más vállalati rendszerek felé átadhatók.

A rendszer támogatja:

• az automatizált dokumentumbeolvasást,
• az OCR alapú adatkinyerést,
• a workflow-kezelést,
• valamint az auditálható és visszakövethető működést is.

Így a dokumentumkezelés nem manuális adminisztráció lesz, hanem gyors, strukturált és automatizált folyamat.

A kérdés ma már nem az, hogy lehet-e automatizálni a dokumentumfeldolgozást.

Hanem az, hogy a céged mennyi időt és pénzt veszít még mindig a manuális adatbevitel miatt, és hogy mikor vezetitek be ezt a megoldást.

Kérj konzultációt és rendszer demót most! már most felkészíteni a következő évekre, kérjetek díjmentes konzultációt vagy rendszerbemutatót!