A magyar önkormányzatok jelentős része ma is részben papíralapú vagy Excel-alapú szerződésnyilvántartást használ. Ez rövid távon működőképesnek tűnik, hosszabb távon azonban komoly adminisztratív terhet és megfelelési kockázatot jelent.

Ebben az esettanulmányban bemutatjuk, hogyan alakítottuk át egy önkormányzat szerződéskezelési gyakorlatát, és milyen mérhető eredményeket értünk el a CraftDMS bevezetésével.

A napi működés már kockázatot jelentett

Az önkormányzat több száz aktív szerződést kezelt, amelyek:

• részben fizikai irattárakban,
• részben Excel-táblákban,
• részben különálló mappákban és e-mailekben voltak elérhetők.

Ez a működés több kritikus problémát okozott:

• Az 5 millió forint feletti szerződések közzététele nem volt megbízhatóan automatizálható
• Egy-egy szerződés előkeresése órákat, akár napokat vett igénybe
• A lejárati határidők manuális követése miatt kockázatos helyzetek alakultak ki (elfeledett lejárt szerződések, kifizetetlen számlák, beszállítói követelések)
• A kapcsolódó dokumentumok (módosítások, mellékletek, levelezések) nem voltak egységesen kezelve

Szélsőséges esetben előfordult, hogy három munkatárs két héten keresztül keresett egy konkrét szerződést.

A probléma nem egyedi hiba volt, hanem a rendszer hiányából fakadt.

A CraftDMS bevezetése rendet tett a szerződések és folyamatok között

A CraftDMS bevezetésével egy egységes, strukturált szerződéskezelési rendszer került kialakításra, amely nem csak digitalizálta, hanem átláthatóvá és kontrollálhatóvá tette a működést.

A rendszer főbb elemei:

• Központi digitális szerződéstár – minden szerződés egységes struktúrában, kereshető formában
• Automatizált közzétételi támogatás – havi riportok generálása a kötelező közzétételekhez
• Határidő- és lejáratfigyelés – értesítések a fontos dátumokról
• Kapcsolt dokumentumkezelés – minden szerződéshez tartozó dokumentum egy helyen
• Fizikai példányok nyilvántartása – papíralapú dokumentumok pontos helyének rögzítése
• Partner- és kapcsolati rendszer – szerződések, partnerek és pénzügyi kötelezettségek összekapcsolása

A rendszer úgy lett kialakítva, hogy illeszkedjen az önkormányzati működéshez és a magyar jogszabályi környezethez.

80% feletti időmegtakarítás és érezhető kockázatcsökkenés

A bevezetést követően az alábbi mérhető eredmények születtek:

• 80% feletti időmegtakarítás a szerződések visszakeresésében
• 80% feletti csökkenés a riportkészítés idejében
• 100 000+ digitalizált szerződés nagyobb önkormányzatok esetében
• Jelentősen csökkent a megfelelési és adminisztratív kockázat

Egy közepes méretű önkormányzat esetében ez évente több száz felszabaduló munkaórát és gyorsabb, megalapozottabb döntéshozatalt jelent.

Ha nálatok is hasonló a helyzet, ideje váltani

Ha a Te szervezetednél is hasonló kihívások jelennek meg, érdemes megnézni, milyen eredményeket lehet elérni egy strukturált szerződéskezelési rendszerrel.

👉 Vedd fel velünk a kapcsolatot, és nézzük meg együtt, mit lehetne másképp csinálni.