Van egy pillanat, amit a legtöbb szervezet szeretne elkerülni, legyen az cég, vagy önkormányzat.
Amikor egy eset kapcsán hirtelen kiderül, hogy egy szerződés már lejárt, vagy automatikusan meghosszabbodott, de rossz feltételekkel.
A probléma nem csak az, hogy senki nem figyelte a határidőt, hanem az, hogy nem volt egy központi nyilvántartó rendszer, ami automatikusan figyelmeztette volna a csapatot.
Most összeszedtük, mit tehetsz, ha ilyen helyzetbe kerültök, és főleg, hogyan tudjátok megelőzni.
Hogyan történik ez a gyakorlatban?
A legtöbb szervezetnél a szerződéskezelés így működik:
- a szerződés valahol el van mentve,
- a lejárati dátum esetleg Excelben szerepel,
- az emlékeztetés fejben van tartva,
- vagy egy kolléga Outlook naptárában.
Ez addig működik, amíg nincs szabadság, nincs fluktuáció, és mindenki emlékszik mindenre.
A valóságban viszont a lejárati határidők pontos követése manuálisan szinte lehetetlen.
A Craft DMS automatikusan figyelmeztet, ha lejár egy szerződés. Kezelj minden folyamatot és dokumentumot egy helyen, könnyedén!
Mi történhet, ha egy szerződés lejár?
1. Megszakad egy fontos szolgáltatás vagy működés
Egy beszállítói szerződés, üzemeltetési megállapodás vagy szolgáltatási szerződés lejárása könnyen működési problémát okozhat.
Nagyvállalatoknál ez:
- termelési,
- logisztikai,
- vagy pénzügyi fennakadást jelenthet.
Önkormányzatoknál pedig:
- szolgáltatási kiesést,
- sürgősségi újrakötést,
- vagy adminisztratív káoszt.
2. Rosszabb tárgyalási pozíció alakul ki
Amikor az utolsó pillanatban derül ki, hogy hosszabbítani kell, a szervezet általában már nem jó tárgyalási pozícióból indul.
Ilyenkor kevesebb az idő, nagyobb a nyomás, és sokkal könnyebb kedvezőtlen feltételekbe belecsúszni.
3. Jogszabályi és megfelelési kockázatok jelennek meg
Ez különösen érzékeny terület önkormányzatok és szabályozott környezetben működő szervezetek esetében.
Önkormányzatok esetében:
- az 5 millió forint feletti szerződések átláthatósága,
- a visszakövethetőség,
- és az auditálhatóság alapelvárás.
Ha a szerződésállomány nincs strukturáltan kezelve, akkor könnyen hiányos lehet a nyilvántartás, problémássá válhat a riportálás, és nő az ellenőrzési kockázat.
4. Felmerül a felelősség kérdése
És ez az a pont, amit minden szervezet szeretne elkerülni.
Kinek kellett volna figyelni a lejáratot?
A jogi osztály? A beszerzés? A pénzügy? Vagy a projektvezető?
A legtöbb esetben azonban nem az derül ki, hogy valaki hibázott. Hanem az, hogy nem volt egy központi rendszer, ami segítette volna a kollégákat.
A valódi probléma: nincs értesítési mechanizmus
A szerződéskezelési problémák jelentős része nem abból fakad, hogy a szerződések nincsenek meg.
Hanem abból, hogy nincs automatikus figyelés, nincs értesítés, és nincs kontrollált folyamat.
Ezért fordul elő, hogy lejár egy szerződés, kimarad egy hosszabbítás, vagy túl későn veszi észre a csapat a problémát, ami növeli a jogi és pénzügyi kockázatot.
Egy jól működő rendszer jelez a határidőről
A CraftDMS rendszerében:
- a szerződések strukturált adatbázisban kezelhetők
- a lejáratok és fontos dátumok automatikusan követhetők
- a felelősök értesítést kapnak a kritikus eseményekről
- a kapcsolódó dokumentumok egy helyen érhetők el
- a működés auditálható és visszakövethető
Ez különösen fontos önkormányzatoknál, nagyvállalatoknál, és minden olyan szervezetnél, ahol a szerződések hibás kezelése pénzügyi vagy reputációs következményekkel járhat.
A legtöbb szervezet nem azért vezet be szerződéskezelő rendszert, mert szereti a digitalizációt.
Hanem mert egyszer már megtapasztalta, mibe kerül a káosz.
És nagyon sok esetben a probléma egyetlen lejárt szerződéssel kezdődik…
Ha nincs automatikus értesítési rendszered a lejáró szerződésekre, megmutatjuk, hogyan nézhetnek ki a mindennapjaid, ha van.