A hónap vége sok pénzügyi osztály számára ugyanúgy telik.
Telefonok, e-mailek és sürgető kérdések váltják egymást: „Megvan már ez a számla?”, „Kinél tart a jóváhagyás?”, „Mindenki minden számlát leadott már??”, „Ezt már el lehet utalni?”
Pedig a probléma legtöbbször nem a számlák számával van.
Hanem azzal, hogy nincs központi számlatár és a jóváhagyási folyamat nem átlátható.
A számlák több csatornán érkeznek, különböző kollégákhoz kerülnek, és gyakran kézben utaznak az irodaház emeletei között.
Mi ezzel az 5 problémával találkozunk a leggyakrabban:
- A számlák több helyről érkeznek
- Nem látszik, kinél tart egy számla
- Az ügyvezetőhöz átláthatatlanul érkeznek a jóváhagyások
- A hónapzárás számlavadászattá válik
- Nem követhető, ki hagyta jóvá a számlát
Ha bármelyik szituáció ismerős, mutatjuk, hogyan szüntetheted meg ezeket a problémákat.
1. A számlák több helyről érkeznek
Az egyik szállító e-mailben küldi a számlát.
A másik egy partnerportálra tölti fel.
A harmadik még mindig papíron postázza.
A számlák így több kollégán, több e-mail fiókon és több mappán keresztül jutnak el a pénzügyig.
Mire minden egy helyre kerül, könnyen előfordulhat, hogy egy dokumentum elkallódik vagy egyszerűen megfeledkeznek róla.
A központi számlakezelés egyik legnagyobb előnye, hogy minden beérkező számla ugyanarra az útvonalra kerül, így már a folyamat elején megszűnik a káosz.
👉 Próbáld ki a Craft számlakezelő modulját!
2. Sokszor senki sem tudja pontosan, hol tart egy számla a jóváhagyási folyamatban.
Ismerős kérdések?
- “Ez már csak aláírásra vár?”
- „A szakmai jóváhagyás megtörtént?”
- „Kihez került vissza módosításra?”
Ha ezekre minden alkalommal telefonálni vagy e-mailezni kell, akkor a folyamat valójában nem átlátható.
Egy digitális számlajóváhagyási rendszerben bármikor látható, hogy egy számla milyen státuszban van, kinél tart, és mi a következő lépés.
3. Az ügyvezető nehezen látja át, mit kell jóváhagynia
A legtöbb kis- és középvállalatnál a végső jóváhagyás az ügyvezető kezében van.
Az viszont nehézséget jelent, amikor a számlák rendszertelenül, eltérő csatornákon vagy a szükséges információk nélkül érkeznek hozzá.
Ilyenkor időt vesz igénybe kideríteni, hogy ki ellenőrizte már a számlát, mi tartozik hozzá, és valóban szükség van-e a jóváhagyására.
Egy jól kialakított számlajóváhagyási folyamatban az ügyvezető egyetlen felületen látja a jóváhagyásra váró számlákat, azok státuszát és előzményeit. Így gyorsabban tud dönteni, miközben a kontroll továbbra is teljes mértékben a kezében marad.
4. A hónapzárás számlavadászattá válik
A hónap végén a pénzügyi vezetőnek egyetlen célja van: minden számla kerüljön a helyére.
Ha azonban a dokumentumok több e-mail fiókban, megosztott mappában vagy különböző kollégáknál vannak, a zárás kiszámíthatatlanná válik.
Ahelyett, hogy a pénzügyi elemzésre jutna idő, a csapat hiányzó számlákat keres, jóváhagyásokat sürget és egyeztetéseket folytat.
Egy átlátható számlajóváhagyási folyamat jelentősen csökkenti ezt a bizonytalanságot.
5. Nem egyértelmű, hogy ki hagyta jóvá a számlát
Egy későbbi egyeztetés vagy audit során gyakran felmerül a kérdés:
- Ki hagyta jóvá ezt a számlát?
- Mikor történt a jóváhagyás?
- Volt-e olyan számla, amelyet visszaküldtek módosításra?
Ha ezekre a válaszokat e-mailekből vagy a kollégák emlékezetéből kell összegyűjteni, a folyamat nem kellően transzparens.
A digitális számlajóváhagyás egyik legfontosabb előnye, hogy a teljes jóváhagyási folyamat visszakövethető, így minden résztvevő pontosan látja, mi történt egy adott számlával.
Hogyan segít a Craft Számlajóváhagyás modulja?
A Craft számlakezelő eszközének a célja, hogy a beérkező számlák jóváhagyásának folyamata gyorsabbá, átláthatóbbá és kontrollálhatóbbá váljon.
A rendszer támogatja:
- a számlák központi érkeztetését egy dedikált e-mail postafiókon keresztül,
- a számlaadatok automatikus kiolvasását és az iktatási folyamat támogatását,
- a szervezetre szabható jóváhagyási folyamatokat,
- a számlák státuszának valós idejű nyomon követését,
- a számlák központi tárolását a gyors visszakereshetőség és átláthatóság érdekében,
- valamint a számlák, szerződések és kapcsolódó dokumentumok összekapcsolását.
Ennek köszönhetően a hónapzárás kiszámíthatóbbá válik, csökken a manuális adminisztráció, és a pénzügyi vezetőknek nem kell többé hiányzó számlák után kutatniuk.
A számlajóváhagyás digitalizálása nem csupán a pénzügyi osztály munkáját könnyíti meg.
A tulajdonosnak nagyobb kontrollt ad a költségek felett, a vezetőknek átláthatóbb működést biztosít, a teljes szervezet számára pedig gyorsabb és hatékonyabb adminisztrációt eredményez.
👉 Ha szeretnéd megnézni, hogyan működne a számlajóváhagyás a saját céged folyamataira szabva, kérj díjmentes demót szakértőinktől.