Egy audit ritkán akkor kezdődik, amikor megérkezik az auditor.

Valójában már jóval korábban eldől, hogy egy szervezet mennyire lesz felkészült. 

Az audit során ugyanis nemcsak azt vizsgálják, hogy rendelkezésre állnak-e a szükséges dokumentumok, hanem azt is, hogy a működés visszakövethető, átlátható és kontrollált-e.

Ez különösen fontos nagyvállalatok, pénzügyi intézmények, önkormányzatok és közintézmények esetében, ahol a megfelelőségi, szabályozási és auditkövetelmények szigorúbbak, a dokumentummennyiség pedig jóval nagyobb az átlagosnál.

Mégis sok szervezet ugyanazokat a hibákat követi el, amelyek egy audit során komoly problémákat okozhatnak.

1. Nem követhető vissza, ki mit módosított

Az egyik leggyakoribb probléma, amikor egy dokumentum létezik ugyan, de senki sem tudja pontosan megmondani:

• ki módosította,
• mikor történt a módosítás,
• mi változott.

Egy audit során ezek alapvető kérdések.

Ha a válaszokat csak e-mailekből, Excel-fájlokból vagy a kollégák emlékezetéből lehet összerakni, az jelentős kockázatot jelenthet.

2. Nem látszik, ki hagyta jóvá a dokumentumot

Sok szervezetnél a jóváhagyások továbbra is e-mailben, telefonon vagy szóban történnek.

A probléma ilyenkor nem maga a döntés, hanem annak bizonyíthatósága.

Egy auditor számára nem elegendő tudni, hogy egy dokumentumot valaki jóváhagyott. Azt is látni kell, hogy pontosan ki, mikor és milyen folyamat részeként tette ezt meg.

Ha ezek az információk nem érhetők el egy helyen, az jelentősen megnehezíti az ellenőrzést.

3. A dokumentumok előzményei elvesznek

Egy dokumentum életciklusa gyakran több verzióból áll.

Készül egy első változat, majd módosítások következnek, újabb jóváhagyások történnek, végül megszületik a végleges verzió.

Audit során gyakran nemcsak a jelenlegi állapot fontos, hanem az is, hogy hogyan jutott el oda a dokumentum.

Ha a korábbi verziók nem érhetők el, vagy nem egyértelmű, hogy melyik volt az aktuális változat egy adott időpontban, az komoly megfelelőségi problémát jelenthet.

4. A folyamatok emberfüggők

Az egyik legnagyobb auditkockázat, amikor egy folyamat működése néhány kulcsember tudására épül.

Ők tudják, hogy egy dokumentumnak milyen utat kell bejárnia, kiknek kell jóváhagyniuk, és milyen ellenőrzések szükségesek.

Egy audit során azonban nem személyeket, hanem folyamatokat vizsgálnak.

Ha egy szervezet nem tudja bizonyítani, hogy a folyamatok szabályozottan és következetesen működnek, az komoly hiányosságként jelenhet meg.

5. Az információ több helyen található

Nagyvállalatoknál és önkormányzatoknál gyakran előfordul, hogy egy adott ügy dokumentumai több rendszerben, megosztott mappákban vagy e-mail fiókokban találhatók.

Ilyenkor egy audit során rengeteg időt vesz igénybe a szükséges dokumentáció összegyűjtése.

A probléma nem feltétlenül az, hogy a dokumentumok hiányoznak.

Hanem az, hogy nehéz bizonyítani a teljes folyamatot és annak előzményeit.

Mi az audit trail, és miért fontos?

Az audit trail egy olyan naplózási mechanizmus, amely rögzíti a dokumentumokhoz és folyamatokhoz kapcsolódó eseményeket.

Egy megfelelő audit trail rendszer képes megmutatni:

• ki nyitotta meg a dokumentumot,
• ki módosította,
• milyen státuszváltozások történtek,
• ki hagyta jóvá,
• milyen folyamatlépéseken ment keresztül,
• és mindez mikor történt.

Ennek köszönhetően egy szervezet nemcsak megfelelőségi szempontból működik biztonságosabban, hanem a napi működés is átláthatóbbá válik.

Hogyan segít a Craft DMS felkészülni egy auditra?

A Craft DMS rendszere minden releváns módosítást, státuszváltozást, folyamatlépést és felhasználói tevékenységet naplóz.

A Craft DMS támogatja:

• a dokumentumok teljes életciklusának kezelését és tárolását a beérkezéstől az archiválásig,
• a dokumentumok jóváhagyási és aláírási folyamatának nyomon követését,
• annak visszakövetését, hogy ki, mikor és milyen műveletet végzett a dokumentummal a rendszerben, ezzel biztosítva az auditálható és transzparens működést.

Ennek köszönhetően a szervezet pontosan nyomon követheti, hogy egy dokumentummal vagy folyamattal mi történt annak teljes életciklusa során. Viszont magát a dokumentumot nem lehet szerkeszteni a Craft rendszerében.

A rendszer támogatja az auditálhatóságot, a transzparens működést és a megfelelőségi követelmények teljesítését, miközben jelentősen csökkenti az auditokra való felkészüléshez szükséges időt és erőforrást.

Szeretnéd néhány kattintással visszakövetni, hogy ki és mikor módosított egy dokumentumot? Kérj díjmentes demót, és ismerd meg a Craft DMS rendszerét!