A legtöbb szervezetben a jóváhagyási folyamatok nem egyetlen nagy hiba miatt lassúak, hanem rengeteg apró manuális lépés miatt.
Egy e-mail, amit valaki nem látott, egy dokumentum, ami rossz verzióban ment tovább, vagy egy aláírás, ami „még valakinél van”, és máris napokat csúszik egy folyamat.
Ez különösen gyakori önkormányzatoknál és nagyobb cégeknél, ahol több osztály és döntéshozó dolgozik együtt, miközben a státuszok követése még mindig Excelben, e-mailekben vagy szóban történik.
Most megmutatjuk, hol veszítik el ilyenkor a legtöbb időt a szervezetek, és hogyan lehet ezt automatizálással visszanyerni.
Hol veszítik el a legtöbb időt a szervezetek?
Nem feltétlenül magával a döntéssel.
Hanem azzal, hogy várnak egymásra, státuszokat egyeztetnek, újraküldik a fájlokat, vagy próbálják kideríteni, kinél állt meg a folyamat.
Önkormányzatoknál ez különösen gyakori probléma.
Egy szerződés, beszerzés vagy pénzügyi elszámolás jóváhagyása sokszor több osztályon és döntési szinten halad át, miközben nincs központi rendszer, ami valós időben mutatná:
- hol tart az ügy,
- ki a következő felelős,
- vagy hogy egyáltalán mi hiányzik még a lezáráshoz.
A végeredmény: lassabb ügyintézés, több adminisztráció és sokkal nagyobb működési bizonytalanság.
Nyerjetek időt és kövessétek valós időben nyomon
a jóváhagyási folyamatokat a Craft DMS rendszerében!
A valódi probléma nem a lassú kolléga
Hanem az, hogy a folyamat nincs digitalizálva.
Sok szervezetnél ma is teljesen manuális egy jóváhagyási folyamat.
E-mailből dokumentumletöltés >> nyomtatás >> kézi iktatás >> szkennelés >> Exceles kalkuláció >> továbbküldés másik osztálynak >> majd manuális aláírás és ellenjegyzés.
Egyik gyártóipari ügyfelünknél például pontosan egy ilyen ajánlatadási folyamat digitalizálásán dolgozunk jelenleg. A cél nem pusztán az, hogy „digitális legyen a papír”, hanem hogy a teljes folyamat átláthatóvá, gyorsabbá és visszakövethetővé váljon.
Mit jelent ez egy automatizált rendszerben?
Egy workflow-alapú dokumentumkezelő rendszerben a folyamat nem e-mailekben és fejben létezik.
A rendszer:
- automatikusan továbbítja a feladatokat,
- értesíti a következő felelőst,
- naplózza a jóváhagyásokat,
- figyeli a határidőket,
- és valós időben mutatja, hol tart az ügy.
A vezetők azonnal látják:
- melyik folyamat hol áll,
- mi okoz fennakadást,
- és melyik terület túlterhelt.
Ez nemcsak gyorsabb működést jelent, hanem sokkal kisebb megfelelési és működési kockázatot is.
A legnagyobb nyereség: kiszámítható működés
A legtöbb szervezet először időt szeretne spórolni a digitalizációval.
De a valódi előny nem csak ez. Hanem az, hogy a működés végre kiszámíthatóvá válik.
Nem kell többé:
- státuszokat vadászni,
- dokumentumokat keresni,
- vagy azon gondolkodni, hogy vajon kinél állt meg a folyamat.
És ez az a pont, ahol a jóváhagyási folyamatok automatizálása már nem adminisztrációs kérdés lesz, hanem üzleti előny.
Hogyan segít a folyamatok automatizálásában a Craft DMS?
A Craft DMS segítségével a jóváhagyási és ügyintézési folyamatok teljesen digitálisan, átláthatóan és auditálhatóan kezelhetők.
A rendszer:
- workflow-alapon vezeti végig a folyamatokat,
- automatikusan kiosztja a feladatokat,
- kezeli a jóváhagyási szinteket,
- és valós időben mutatja a folyamatok állapotát.
Így a dokumentumok, feladatok és döntések nem szétszórtan, hanem egyetlen központi platformon kezelhetők.
Ha szeretnétek megnézni, hol veszít ma időt a szervezetetek a manuális jóváhagyási folyamatok miatt, kérjetek díjmentes konzultációt vagy rendszerbemutatót!