Sok vállalat még mindig PDF-ekben, e-mailekben és különböző mappákban kezeli a számláit. Ez ma még sok helyen működik, de a következő években az EU-s szabályozások miatt ez egyre kevésbé lesz elegendő.

A ViDA (VAT in the Digital Age) kezdeményezés célja, hogy az Európai Unió egységesebbé, átláthatóbbá és digitálisan jobban követhetővé tegye az ÁFA- és számlakezelési folyamatokat.

 A szabályozás részeként az elektronikus számlázás és a strukturált digitális adattárolás fokozatosan alapelvárássá válik az EU-n belüli működésben.

Most megmutatjuk, mit jelent ez a céged számára, és hogyan tudsz rá időben felkészülni.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

A legfontosabb változás, hogy a jövőben egy PDF önmagában már nem feltétlenül lesz elegendő „e-számlának”.

Az EU célja, hogy a számlák:

• strukturált, géppel feldolgozható formátumban készüljenek,
• digitálisan visszakövethetők legyenek,
• és a kapcsolódó adatok könnyen auditálhatók maradjanak hosszú távon is.

A ViDA csomag részeként az EU az elektronikus számlázást és a digitális riportálást fokozatosan egységesíteni szeretné a tagállamok között. 

Több forrás szerint a strukturált e-számlázás az EU-n belüli B2B tranzakcióknál 2030-tól válik kötelezővé, miközben a tagállamok már korábban is bevezethetnek ehhez kapcsolódó digitális kötelezettségeket.

Ez azért fontos, mert sok cég működése jelenleg még mindig manuális folyamatokra épül:

• e-mailben érkező számlák,
• manuális iktatás,
• Exceles nyilvántartások,
• különálló mappák,
• és emberfüggő archiválás.

Egy ideig ez kezelhető. Nagyobb volumen mellett viszont gyorsan átláthatatlanná válik.

Tedd átláthatóvá a dokumentumkezelési folyamataidat! Próbáld ki a Craft DMS rendszerét díjmentesen:

Nem a számlázás lesz a legnagyobb kihívás

Hanem a dokumentumkezelés. A legtöbb vállalatnál ugyanis a számlák nem önmagukban léteznek. 

Kapcsolódnak:

• szerződésekhez,
• jóváhagyási folyamatokhoz,
• ERP rendszerekhez,
• riportokhoz,
• teljesítési igazolásokhoz,
• és különböző pénzügyi workflow-khoz.

A probléma ott kezdődik, amikor ezek az információk több rendszerben, több mappában és több kolléga között „utaznak”.

Ilyenkor lassul a feldolgozás, nő a hibalehetőség, nehezebb a riportálás, és audit esetén sokkal nagyobb a megfelelési kockázat.

Hogyan készülnek fel erre a cégek?

A tapasztalat azt mutatja, hogy a nagyobb vállalatok már most elkezdtek központi dokumentum- és számlatárakban gondolkodni.

Egyik logisztikai ügyfelünknél például jelenleg azt vizsgáljuk, hogyan lehet olyan központi számlatárat kialakítani, amely:

• strukturáltan kezeli az elektronikus számlákat,
• támogatja a hosszú távú digitális megőrzést,
• és illeszkedik a jövőbeli EU-s megfelelési elvárásokhoz.

A cél nem pusztán az, hogy „digitális legyen a számla”, hanem hogy:

• visszakereshető,
• auditálható,
• és automatizált módon feldolgozható legyen a teljes folyamat.

Hogyan segít ebben a Craft DMS?

A Craft DMS segítségével az elektronikus számlák kezelése, iktatása és hosszú távú tárolása egyetlen központi platformon történhet.

A rendszer képes:

• automatikusan beolvasni dokumentumokat e-mailből vagy scannerből,
• OCR segítségével adatokat kinyerni a számlákból,
• az adatokat ERP-rendszerek felé továbbítani,
• kezelni a kapcsolódó workflow-kat és jóváhagyásokat,
• valamint biztosítani az auditálható, strukturált dokumentumkezelést.

Ez nemcsak a jelenlegi működést teszi gyorsabbá és átláthatóbbá, hanem segít felkészülni a következő évek digitális és jogszabályi elvárásaira is.

Ha szeretnétek megnézni, hogyan lehet a számlakezelést és dokumentumfolyamatokat már most felkészíteni a következő évekre, kérjetek díjmentes konzultációt vagy rendszerbemutatót!