A legtöbb cég nem egyik napról a másikra kerül dokumentumkezelési káoszba.

A problémák lassan épülnek fel: egy új Excel, egy új shared drive, még egy e-mailben küldött jóváhagyás. Aztán egyszer csak senki nem tudja biztosan, hogy melyik a legfrissebb verzió, vagy hogy egyáltalán melyik rendszerben kellene keresni az információt.

Sok szervezetnél ráadásul nem az a probléma, hogy nincs digitalizáció. Hanem az, hogy túl sok különálló rendszer működik egymás mellett:

• CRM,
• ERP,
• projektmenedzsment rendszer…

Az adat pedig kézzel „utazik” ezek között, de nincs egy központi tudástár, ahol minden ügyfél minden adata összeérne.

Az alábbi 12 kérdés segít felmérni, mennyire átlátható és kontrollált jelenleg a dokumentumkezelési működésetek. 

Vigyázz, ha az eredményed 7 alatti számra jön ki, ideje változtatni!

1. Tudjátok pontosan, hol található egy adott szerződés vagy dokumentum?

Ha egy dokumentum megtalálása órákig tart, és akár több kolléga is egyszerre keresi, az már működési probléma.

Már erre a kérdésre is nemmel válaszoltál? A Craft DMS-ben minden dokumentum könnyen megtalálható, akár szerződés, akár számla, akár scannelt irat. 

Kérj díjmentes konzultációt vagy bemutatót!

2. Létezik központi dokumentumtár a szervezetben?

Vagy a dokumentumok e-mailekben, shared drive-okon, helyi gépeken és Excel-fájlokban élnek párhuzamosan?

3. Van automatikus értesítés a lejáró szerződésekről és határidőkről?

Vagy ezek jelenleg naptárakban, Excelben vagy kollégák fejében léteznek?

4. Visszakövethető, ki mit hagyott jóvá és mikor?

Audit vagy probléma esetén gyorsan rekonstruálható a folyamat?

5. Több rendszer között manuálisan másoljátok az adatokat?

CRM-ből ERP-be, e-mailből Excelbe, Excelből riportba? Tapasztalatunk szerint ez az egyik leggyakoribb időveszteség és rejtett költség a szervezetekben.

6. Egységesen kezelitek a kapcsolódó dokumentumokat?

Egy szerződéshez tartozó mellékletek, e-mailek, teljesítési igazolások és előzmények egy helyen érhetők el?

7. Könnyen készíthetők riportok és vezetői kimutatások?

Vagy minden riport külön manuális adatgyűjtést igényel?

8. Automatizáltak a jóváhagyási folyamatok?

Vagy a folyamatok e-mailben, telefonon és szóban működnek?

9. Tudjátok, hol akadnak el a folyamatok?

A vezetők valós időben látják a státuszokat és felelősöket?

10. Strukturáltan kezelitek a szkennelt dokumentumokat és számlákat?

A rendszer képes adatot kinyerni belőlük és továbbítani más rendszerek felé?

11. A jelenlegi működés megfelel az audit- és magyar jogszabályi elvárásoknak?

Különösen fontos ez:

• önkormányzatok,
• pénzügyi szereplők,
• gyártó cégek,
• és szabályozott iparágak esetén.

12. Ha holnap megduplázódna a dokumentumforgalom, a jelenlegi működés bírná?

Vagy azonnal több manuális adminisztrációra és több emberre lenne szükség?

Hogyan értékeld az eredményt?

0–4 igen

Ha a kérdések közül csak néhányra tudtál igennel felelni, a többi nem jellemző a működésetekre, az komoly problémát jelent. A dokumentumkezelés jelenleg jelentős működési és megfelelési kockázatot hordozhat.

5–8 igen

Ha 5-8 kérdésre igennel tudtál válaszolni, akkor a működés részben digitalizált, de valószínűleg sok manuális és párhuzamos folyamat maradt a háttérben.

9–12 igen

Ha azt látod, hogy a legtöbb kérdésre igenlő választ tudtál adni, jó digitális alapokkal rendelkeztek. Ugyanakkor szinte biztosan vannak még optimalizálható folyamatok, integrációk és automatizálási lehetőségek.

A valódi kérdés nem az, hogy van-e rendszeretek

Hanem az, hogy:

• a rendszerek együtt dolgoznak-e,
• az információ egy helyen elérhető-e,
• és a működés skálázható-e hosszú távon.

A legtöbb szervezetnél nem egyetlen nagy probléma okozza a káoszt — hanem rengeteg apró manuális lépés, amelyek idővel átláthatatlanná teszik a működést.

Ha az eredményed 7 alatti, érdemes beszélnünk

Ha 7 felett van, akkor is megmutatjuk, hol lehet még gyorsabbá, átláthatóbbá és biztonságosabbá tenni a működéseteket.

Kérj díjmentes konzultációt vagy rendszerbemutatót!