A papíralapú számlakezelés sokáig működőképesnek tűnhet. Megérkezik a számla, valaki kinyomtatja, továbbadja jóváhagyásra, aláírják, visszakerül a pénzügyre, majd beszkennelik és archiválják.
Néhány tucat számlánál ez még kezelhető. Ahogy azonban nő a vállalat és a számlák száma, egyre több munkaidőt köt le a nyomtatás, a köröztetés, a keresgélés és a manuális adminisztráció.
És nemcsak az idő a tét. Egy elveszett vagy későn jóváhagyott számla, egy hibás adat vagy egy rossz döntés akár jelentős pénzügyi veszteséget is okozhat.
A papírmentesség ezért nem egyszerűen környezetvédelmi kérdés. Sokkal inkább arról szól, hogy gyorsabbá, átláthatóbbá és kontrollálhatóbbá tesszük a vállalat működését.
Mennyi munka van valójában egy papírszámlával?
Egy papíron kezelt számla útja meglepően hosszú lehet:
beérkezik → eljut a megfelelő kollégához → ellenőrzik → továbbadják → jóváhagyják → visszakerül a pénzügyre → rögzítik → beszkennelik → archiválják.
Minél több ember vesz részt ebben, annál több ponton akadhat el a folyamat.
A számla ott marad valakinek az asztalán. A döntéshozó nincs az irodában. Nem egyértelmű, hogy megtörtént-e már a jóváhagyás. Valaki pedig közben e-mailben vagy telefonon próbál utánajárni, hogy éppen hol tart a dokumentum.
A papír nemcsak helyet foglal. Munkaidőt is.
A digitalizálás nem egyszerűen szkennelést jelent
Attól még nem lesz digitális a számlakezelés, hogy a papírt beszkenneljük, majd elmentjük egy közös mappába.
A valódi digitalizáció során a számla és a hozzá tartozó adatok egy központi rendszerbe kerülnek, ahol a teljes további folyamat kezelhető.
A Craft Számlakezelőben a digitalizált számla adatai előtölthetők, majd ellenőrzés után elindítható a vállalat működéséhez igazított jóváhagyási folyamat.
A rendszerben látható, hol tart a számla, kinél van feladat, milyen döntések születtek, és mi következik ezután.
Így a dokumentum helyett az információ halad tovább a szervezetben.
Kevesebb keresgélés, több kontroll
Papíralapú működésnél egy egyszerű vezetői kérdés megválaszolása is utánajárást igényelhet:
“Jóváhagytuk már ezt a számlát?”
Digitális rendszerben nem kell megkérdezni azt a kollégát, aki talán tudja a választ, vagy megkeresni a megfelelő papírt. A jogosult felhasználók a rendszerben ellenőrizhetik a számla aktuális állapotát.
Ez különösen fontossá válik, amikor egy vállalat már havonta több száz számlát kezel. Ilyen volumen mellett a manuális adminisztráció könnyen önálló munkakört, vagy akár több munkatárs kapacitását is lekötheti.
A papírmentesség a kontrollingot is támogatja
A digitalizálás egyik kevésbé látványos, mégis fontos előnye, hogy az adatok könnyebben elérhetővé válnak.
Ha a számlák és a hozzájuk kapcsolódó információk strukturáltan, egy központi rendszerben találhatók, a vezetők gyorsabban kaphatnak képet arról, mi történt és mi vár még jóváhagyásra.
Nem különböző papírokból, táblázatokból és e-mailekből kell összerakni a valóságot. Adatok alapján lehet beszélni a működésről.
A digitalizáció a további automatizálás alapja
Az AI és az automatizáció egyre több adminisztratív feladatot képes átvenni, de van egy alapvető feltétel: az információnak digitálisan hozzáférhetőnek kell lennie.
Egy papíron, irattartóban vagy valakinek az asztalán lévő számlával egy automatizált folyamat nem tud mit kezdeni.
A papírmentesség ezért nemcsak a jelenlegi adminisztráció egyszerűsítéséről szól.
Megteremti az alapot ahhoz is, hogy később egyre több folyamatot lehessen automatizálni.
Kevesebb papír, kisebb környezeti terhelés
A papírmentes működésnek természetesen környezeti előnye is van.
Kevesebb nyomtatás kevesebb papír- és festékfelhasználást, valamint kevesebb fizikai archiválást jelent.
Ha pedig egy dokumentumot nem kell kizárólag azért kinyomtatni, hogy aláírják, továbbadják, majd újra digitalizálják, egy teljesen felesleges kört lehet megszüntetni.
A környezettudatosság ebben az esetben ráadásul kéz a kézben jár a hatékonyabb működéssel.
Nem kell megvárni, amíg minden papír eltűnik
A papírmentes működésre nem feltétlenül lehet egyik napról a másikra átállni. Lehetnek beszállítók, akiktől továbbra is érkezik papírszámla, miközben mások már PDF-ben küldik a dokumentumokat.
A Craft Számlakezelő mindkettő kezelésében segít. A digitalizált papírszámlák és az elektronikusan érkező számlák is egy központi rendszerbe kerülhetnek, ahol egységesen tárolhatók, visszakereshetők és továbbíthatók a megfelelő jóváhagyási folyamatba.
A cél tehát nem önmagában a papír megszüntetése. Hanem az, hogy ne a papír határozza meg, hogyan működik a vállalat.
Kíváncsi vagy, hogyan tehetitek egyszerűbbé és átláthatóbbá a számlakezelést? Kérj díjmentes Craft bemutatót!