A Q4 már elkezdődött, az év végi hajrá viszont még előttünk van. Ilyenkor különösen gyorsan kiderül, melyek azok a pénzügyi folyamatok, amelyek a napi működésben még éppen elmennek, nagyobb terhelés mellett viszont már túl sok manuális munkát okoznak.
Egy PDF letöltése. Átnevezés. Feltöltés az ERP-be. Adatrögzítés. Továbbküldés jóváhagyásra. Utánajárás, hogy kinél tart.
Ha minden számla ilyen lépések sorozatán megy végig, az év végi terhelés csak felerősíti a problémát.
Pedig még most sem késő egyszerűsíteni a folyamatot.
Kezdődjön a rendrakás már a számla beérkezésénél
Sok cégnél már van ERP vagy számlázó rendszer, mégis jelentős manuális munka előzi meg azt, hogy egy számla egyáltalán bekerüljön.
A számlákat le kell tölteni, elmenteni, átnevezni, feltölteni, majd rögzíteni az adatokat.
A Craft Számlakezelő egy dedikált e-mail-postafiókból automatikusan be tudja tölteni a beérkező számlákat, és előtölti azok adatait.
Így a pénzügynek már csak ellenőriznie kell az információkat ahelyett, hogy minden dokumentummal ugyanazokat a manuális lépéseket végezné el.
A digitális számlát ne papíron hagyjátok jóvá
A digitalizáció könnyen félúton megállhat.
A számla PDF-ben érkezik, bekerül a vállalati rendszerbe, majd valaki kinyomtatja, hogy a vezető aláírhassa. Ezután a papír továbbvándorol a következő jóváhagyóhoz, végül pedig visszakerül a pénzügyre.
Egy digitális jóváhagyási folyamatban nincs szükség erre a körre.
A Craft a vállalat saját szabályai szerint továbbíthatja a számlát a megfelelő kollégákhoz. Látható, kinél van feladat, milyen döntés született, és mi következik ezután.
Ne az év végén kelljen összerakni, mi történt a számlával
Az év végi hajrában különösen sok időt vihet el, ha egy számlához kapcsolódó információkat több helyről kell összegyűjteni.
A számla az ERP-ben van, a szerződés egy mappában, a szállítólevél máshol, a jóváhagyás pedig egy e-mailben.
Egy központi rendszerben a számla, a kapcsolódó dokumentumok és a döntési előzmények egy helyen kezelhetők és visszakereshetők. Így nem decemberben kell utólag kideríteni, ki mit hagyott jóvá és miért.
Q4-ben sem késő elkezdeni a digitalizálást
A számlakezelés digitalizálásához nem feltétlenül kell lecserélni a meglévő ERP-rendszert vagy hónapokig tartó informatikai projektbe kezdeni.
A Craft a meglévő vállalati rendszerek mellett azokat a manuális lépéseket segít automatizálni, amelyek ma még feleslegesen terhelik a pénzügyet és a jóváhagyókat.
Így az év végi hajrában kevesebb idő mehet el letöltésre, adatbevitelre, papírok köröztetésére és számlák keresésére.
Ha már Q4 elején látszik, hogy a jelenlegi folyamat túl sok manuális munkát igényel, nem kell megvárni vele januárt.
👉 Kérj díjmentes Craft bemutatót, és nézd meg, hogyan egyszerűsíthető még idén a számlakezelési folyamatotok!