A legtöbb vállalatnál ma már van számlázó- vagy ERP-rendszer. Ettől azonban a bejövő számlák kezelése még nem feltétlenül automatizált.

Gyakori, hogy egy digitálisan érkező számlát először le kell tölteni, át kell nevezni, fel kell tölteni az ERP-be, majd manuálisan rögzíteni kell az adatait. Ezután indul a jóváhagyás, ami sok cégnél továbbra is e-mailben, kézről kézre vagy akár kinyomtatott papíron történik.

Így egy alapvetően digitális dokumentum körül továbbra is rengeteg manuális munka marad.

Most mutatunk 5 jelet, ami arra utal, hogy nálatok is ideje tovább digitalizálni a számlakezelési folyamatot.

1. Minden számlát egyesével kell bevinni az ERP-be

• Megérkezik a számla e-mailben.
• Valaki letölti.
• Elmenti vagy átnevezi.
• Feltölti az ERP-be.
• Majd manuálisan rögzíti a szükséges adatokat.

Egyetlen számlánál ez csak néhány plusz lépésnek tűnhet. Több száz bejövő számlánál azonban ugyanazt a rutinfeladatot újra és újra el kell végezni, ami jelentős adminisztrációt okoz, és a manuális adatbevitel a hibák lehetőségét is növeli.

A Craft Számlakezelő egy dedikált e-mail-postafiókból automatikusan be tudja tölteni a beérkező számlákat, és előtölti azok adatait. A felhasználónak így már csak ellenőriznie kell az információkat.

👉 Szeretnéd, hogy a rendszer helyetted betöltse a számlák adatait? Próbáld ki a Craft-ot díjmentesen!

2. A digitális számlákat is kinyomtatjátok a jóváhagyáshoz

Hiába érkezett meg PDF-ben a számla, ha utána kinyomtatjátok, kézről kézre adjátok, aláírjátok, majd visszajuttatjátok a pénzügyre.

A papíralapú jóváhagyás különösen nehézkessé válik, ha:

• több vezetőnek is látnia kell a számlát,
• különböző telephelyeken dolgoznak a jóváhagyók,
• valaki szabadságon vagy üzleti úton van,
• vagy nagyobb számlamennyiséget kell folyamatosan köröztetni.

Ilyenkor maga a jóváhagyási folyamat válik a számlakezelés egyik legidőigényesebb részévé.

A Craft szoftverében a számla automatikusan a megfelelő kollégákhoz kerülhet ellenőrzésre és jóváhagyásra, a jogosultságok és összeghatárok pedig a vállalat saját működéséhez igazíthatók.

👉 Kérj díjmentes bemutatót, és nézd meg, hogyan működik a digitális számlajóváhagyás a gyakorlatban!

3. A számla már az ERP-ben van, de a teljes történetét máshol kell keresni

Az ERP-ben megtalálható maga a számla, de ettől még könnyen lehet, hogy:

• a kapcsolódó szerződés egy hálózati mappában van,
• a szállítólevél máshol található,
• a jóváhagyás e-mailben történt,
• az elutasítás oka egy levelezésben szerepel,
• egy korábbi döntésről pedig csak az érintett kolléga tud.

Ilyenkor a számla ugyan digitálisan tárolható, a hozzá kapcsolódó információk és döntések mégsem alkotnak egységes folyamatot.

A Craftban a számla összekapcsolható a partnerrel, szerződéssel és más kapcsolódó dokumentumokkal, miközben a jóváhagyások és elutasítások előzménye is visszakereshető.

4. A pénzügynek folyamatosan utána kell járnia, kinél tart egy számla

• „Jóváhagytad?”
• „Visszaküldted a pénzügynek?”
• „Miért áll még mindig?”

Ha ezek a kérdések rendszeresen elhangzanak, akkor a pénzügyi csapat nemcsak számlákat kezel, hanem folyamatosan koordinálja és követi is a jóváhagyókat.

Minél több számla és döntéshozó vesz részt a folyamatban, annál több időt emészt fel ez az utánajárás.

Egy digitális workflow-ban ezzel szemben bármikor ellenőrizhető, hogy melyik számla hol tart, kinél van feladat, milyen döntések születtek és mi következik ezután.

Így az elakadások nem akkor derülnek ki, amikor már sürgőssé vált a kifizetés vagy közeledik a hónapzárás.

5. Van ERP-rendszeretek, mégis túl sok emberi munka kell a számlák kezeléséhez

Az ERP fontos része a vállalati működésnek, de nem minden rendszer kezeli ugyanúgy a számlák érkeztetését, adatkinyerését és vállalatra szabott jóváhagyási folyamatait.

Ezért önmagában az, hogy „minden számla bekerül az ERP-be”, még nem jelenti azt, hogy a folyamat hatékony.

Ha előtte és utána továbbra is szükség van:

• manuális letöltésre és feltöltésre,
• adatrögzítésre,
• e-mailes továbbításra,
• papíralapú jóváhagyásra,
• folyamatos utánajárásra,

akkor még rengeteg automatizálható munka maradt a folyamatban.

Nem feltétlenül új ERP-re van szükség

A megoldás nem az, hogy a jól működő ERP-rendszert le kell cserélni.

A Craft Számlakezelő kiegészítheti a meglévő vállalati rendszert, és digitalizálhatja azokat a lépéseket, amelyek ma még manuálisan történnek.

A számlák automatikusan bekerülhetnek a rendszerbe, az adatok előtölthetők, a dokumentumok a megfelelő kollégákhoz kerülhetnek jóváhagyásra, és a teljes folyamat egy helyen követhető.

Így a pénzügynek kevesebb időt kell adatbevitellel, dokumentumok mozgatásával és jóváhagyók keresésével töltenie, miközben a vezetők nagyobb kontrollt kapnak a bejövő számlák felett.

👉 Vedd fel velünk a kapcsolatot, és nézd meg, hogyan automatizálható a meglévő rendszereitek mellett a számlakezelési folyamat!