A cégek többségénél ma már a papíralapú és a digitális számlák egyszerre vannak jelen. A probléma nem feltétlenül a formátum, hanem az, hogy hogyan kerülnek be a vállalati folyamatokba.
- A papírszámla az egyik kollégánál marad.
- A tankolásról kapott számla napokig utazik az alkalmazott táskájában.
- A PDF számla valamelyik munkatárs e-mail-fiókjába érkezik.
- A szkennelt dokumentum egy közös mappába kerül.
A pénzügynek pedig mindezeket össze kell gyűjtenie, rögzítenie és elindítania jóváhagyásra.
Minél több számlát kezel a cég, annál több időt vihet el ez a manuális munka. Pedig papír- és PDF számlák esetén is kialakítható egy egységes digitális folyamat.
Craft Számlakezelő: más formátum, ugyanaz az átlátható folyamat
Nem az a cél, hogy holnaptól minden beszállító ugyanúgy küldje a számláit, és a papíralapú dokumentumok egyik napról a másikra eltűnjenek.
A Craft Számlakezelő abban segít, hogy a különböző módon beérkező számlák és adataik egy központi rendszerbe kerüljenek, majd egységes folyamaton haladjanak tovább.
Így akár papíron, akár PDF-ben érkezik egy számla, a cégen belüli kezelése átláthatóbbá és egyszerűbbé válik.
Papírszámla: a szkennertől egyenesen a rendszerbe
Egy papíralapú számla kezeléséhez nem kell, hogy maga a papír fizikailag járja végig a céget.
A számlát digitalizálás után be lehet irányítani a Craft Számlakezelő rendszerbe. A rendszer előtölti a számla adatait, majd a dokumentum elindulhat a megfelelő jóváhagyási folyamaton.
Így a számlának nem kell fizikailag egyik asztalról a másikra vándorolnia, ahol útközben elkallódhat. A folyamat pedig digitálisan követhető tovább.
A Craftban látható, hogy a számla hol tart, kinél van feladat, milyen jóváhagyások történtek meg, és mi következik ezután.
PDF számla: automatikusan bekerülhet a Craftba
A digitális számláknál más a probléma: ezek sokszor túl sok különböző helyre érkeznek.
Az egyik beszállító a kapcsolattartónak küldi a számlát, egy online szolgáltatás egy másik kolléga e-mail-címére számláz, más dokumentumok pedig egy közös postafiókba futnak be. A pénzügynek ezeket később össze kell gyűjtenie.
A Craft ezt a manuális munkát is csökkenti.
A rendszer egy dedikált e-mail-postafiókból (pl. szamlak@ceg.hu) automatikusan be tudja húzni a számlákat, így nem kell egyenként letölteni és feltölteni őket.
Az automatikusan beolvasott számlák és a hozzájuk tartozó adatok egy központi rendszerbe kerülnek, ahol egységesen tárolhatók és kezelhetők.
Ezután ugyanaz a kontrollált jóváhagyási folyamat indulhat el, mint a digitalizált papírszámlák esetében.
👉 Szeretnéd megnézni, hogyan működik mindez a saját számlakezelési folyamataitokkal? Kérj díjmentes Craft bemutatót!