Nálatok is így indult a szeptember?
„Ez a számla megérkezett már?”
„Kinél van jóváhagyáson?”
„Ki foglalkozott vele, amíg szabadságon voltam?”
„Miért nincs még kifizetve?”
A nyári szabadságok alatt könnyű elveszíteni a fonalat a beérkező számlák között. Az egyik jóváhagyó két hétig nincs bent, egy másik kolléga helyettesít, közben pedig folyamatosan érkeznek az új dokumentumok.
Szeptemberre így nemcsak az e-mailek halmozódhatnak fel, hanem az elakadt számlák is.
Egy-egy kimaradt jóváhagyás pedig csúszó kifizetésekhez, beszállítói egyeztetésekhez, nehezebb hónapzáráshoz és rengeteg utólagos keresgéléshez vezethet.
Pedig a szabadságolásoknak nem kell megakasztaniuk a működést. Mutatjuk, hogyan maradhat követhető a számlák teljes útja akkor is, amikor nincs mindenki az irodában.
A számlakezelésnek akkor is működnie kell, ha valaki szabadságon van
A Craft Számlakezelő egy központi rendszerben kezeli a számlák teljes útját.
A rendszer egy dedikált e-mail-postafiókból automatikusan be tudja tölteni a beérkező számlákat, előtölti az adataikat, majd a megfelelő jóváhagyási folyamaton vezeti végig őket.
Így egy helyen látható:
- melyik számla érkezett már be,
- kinél van éppen feladat,
- milyen jóváhagyások történtek meg,
- hol tart és hol akadt el a folyamat.
Nem kell e-mailekből, Excel-táblákból és kollégák emlékezetéből összerakni, mi történt egy számlával.
Egy elakadt számla nemcsak adminisztrációt okoz
A keresgélés és egyeztetés önmagában is sok munkaidőt vihet el, de ennél nagyobb következményei is lehetnek.
Egy későn feldolgozott számla miatt:
- csúszhat a kifizetés,
- újabb egyeztetések indulhatnak a beszállítóval,
- a pénzügy nehezebben látja a várható kifizetéseket,
- a hónapzárás előtt egyszerre sok elmaradást kell kezelni.
Minél több számlával, telephellyel és jóváhagyóval dolgozik egy vállalat, annál nehezebb ezt e-mailben és Excelben kontrollálni.
Nem az a cél, hogy szeptemberben mindenki ledolgozza a nyári lemaradást
A valódi megoldás nem az, hogy a szabadságok után néhány nap alatt mindenki megpróbálja utolérni magát.
Olyan folyamatra van szükség, amelyből akkor sem tűnik el egy számla, ha valaki éppen nincs az irodában.
A központi számlakezeléssel a dokumentumok és a hozzájuk tartozó adatok egy rendszerbe kerülnek, a feladatok és döntések pedig végig követhetők maradnak.
Így a szeptemberi visszatérés nem számlavadászattal kezdődik, és a pénzügynek sem kell egyenként utánajárnia annak, melyik dokumentum hol akadt el.
👉 Ha a nyári szabadságok után nálatok is rendszeresen keresni kell az elakadt számlákat, nézd meg, hogyan tehető átláthatóbbá a folyamat a Craft Számlakezelővel!