Sok cég versenyképessége nem a gyártósoron vagy egy projekt kivitelezésénél dől el.

A háttérfolyamatok, például a jóváhagyások gyorsasága és átláthatósága ugyanúgy befolyásolja a vállalat működését.

Több gyártóipari partnerünknél is azt tapasztaltuk, hogy a legtöbb fennakadást nem egyetlen nagy hiba, hanem sok apró manuális lépés okozza.

Az ajánlat e-mailben érkezik, letöltik, kinyomtatják, Excelben kalkulálnak vele, több kolléga véleményezi, kézzel írják alá, majd újra beszkennelik és továbbküldik.

Mire a dokumentum eljut a végső döntéshozóhoz, már nehéz követni, hogy kinél tart, mi történt vele, és mi a következő lépés.

Nézzük meg, mi okozza a legtöbb fennakadást ezekben a folyamatokban, és hogyan lehet ezeket egyszerűen megszüntetni.

Hol veszít időt a legtöbb vállalat például a gyártó szektorban?

Az egyik gyártóipari partnerünknél az ajánlatadási folyamat digitalizálása előtt több probléma is felmerült.

A folyamat korábban:

• e-mailes dokumentumletöltésből,
• nyomtatásból,
• manuális iktatásból,
• szkennelésből,
• Exceles kalkulációkból,
• és kézi aláírásokból állt.

Minden lépés külön történt, ezért nehéz volt követni, hogy egy adott dokumentum éppen hol tart, kinél van, és mikor léphet tovább.

Ilyenkor nemcsak az adminisztráció nő meg, hanem a hibalehetőség is. Egy elfelejtett e-mail, egy rossz verzió vagy egy elveszett dokumentum napokkal is meghosszabbíthatja az ügyintézést.

👉 Automatizáld a jóváhagyási folyamatot a Craft segítségével!

A megoldás egy központi rendszer bevezetése

Sokan újabb táblázatokkal vagy ellenőrzőlistákkal próbálják átláthatóbbá tenni a folyamatokat.

A probléma azonban nem az, hogy kevés a nyilvántartás, hanem az, hogy maga a folyamat nincs egy rendszerben kezelve.

Egy digitális workflow esetén minden dokumentum ugyanazon az útvonalon halad végig. Minden résztvevő látja a saját feladatait, a folyamat aktuális állapotát és a következő lépést.

Nincs szükség külön e-mailes egyeztetésekre vagy telefonos utánkövetésre.

A számlajóváhagyási folyamatra is van megoldás

Ugyanez a működési logika jelenik meg a beérkező számlák kezelésében.

A számlák:

• több csatornán érkeznek,
• különböző kollégákhoz kerülnek,
• majd e-maileken, papíron vagy megosztott mappákban haladnak tovább a jóváhagyás felé.

Közben nehéz megállapítani, hogy egy számla kinél tart, melyik vár még döntésre, és melyik hagyható már jóvá.

A Craft Számlajóváhagyás modulja ezt a folyamatot teszi átláthatóvá.

A rendszer támogatja:

• a számlák központi érkeztetését,
• automatikus adatkiolvasását,
• digitális iktatását,
• a szervezetre szabható jóváhagyási folyamatokat,
• valamint a számlák központi, kereshető tárolását.

Minden számla útja egyetlen felületen követhető, így az ügyvezető és a pénzügyi vezető is pontosan látja, hogy melyik számla hol tart, és milyen döntésre vár.

A jóváhagyási folyamatok nem lassíthatják a termelést

Egy gyártóvállalat versenyképességét nemcsak a termelés hatékonysága határozza meg, hanem az is, milyen gyorsan és átláthatóan működnek a háttérfolyamatok.

Ha a jóváhagyások kiszámíthatóak, a dokumentumok nem vesznek el, és minden szereplő ugyanabból a rendszerből dolgozik, a csapat kevesebb időt fordít adminisztrációra, és többet az értékteremtő feladatokra.

A Craft segítségével nemcsak a számlajóváhagyás, hanem a vállalat egyéb dokumentum- és workflow-folyamatai is ugyanazon a platformon kezelhetők.