A legtöbb cégvezető azt gondolja, hogy a számlakezelés legidőigényesebb része a jóváhagyás. Pedig sok cégnél már az is rengeteg időt vesz el, mire minden beérkező számlát összegyűjtenek.
Ennek oka egyszerű: a számlák gyakran számos különböző helyre érkeznek:
- Az egyik partner e-mailben küldi a kapcsolattartónak.
- A másik az irodavezetőnek.
- Az IT szolgáltató az informatikusnak számláz.
- A papíralapú számlák a recepción landolnak, a tankolásról kapott számlák az alkalmazottaknál maradnak, a szkennelt dokumentumok pedig egy közös mappába kerülnek.
Amikor eljön a kiegyenlítés és utólagos elszámolás ideje, valakinek ezeket mind össze kell gyűjtenie.
Ez a feladat elsőre apróságnak tűnik, valójában azonban havonta órákat, nagyobb szervezeteknél akár napokat is felemészt, sőt van, ahol külön munkakört igényel.
Egyetlen e-mail-címre érkezhet minden számla
A Craft Számlakezelő modul egyik legnagyobb előnye, hogy nem kell többé kézzel összegyűjteni a számlákat: a rendszer egy dedikált e-mail-címről automatikusan betölti őket.
Elég ezt a címet (pl. szamlak@ceg.hu) megadni a beszállítóknak és szolgáltatóknak, illetve ide irányítani a szkennelt dokumentumokat is.
A rendszer automatikusan betölti a beérkező számlákat, így azok azonnal elindulnak a jóváhagyási folyamaton.
Ennek köszönhetően:
- nem kell többé különböző postafiókokból összegyűjteni a számlákat,
- nem vesznek el dokumentumok kollégák e-mailjei között,
- minden számla ugyanazon az átlátható folyamaton halad végig.
👉 Szeretnél időt spórolni? A Craft a Te céges folyamataidhoz alkalmazkodva gyorsítja meg az adminisztrációt.
A számlák szétszórtsága rengeteg rejtett munkát okoz
Sok vállalatnál teljesen természetesnek számít, hogy a különböző területek saját maguk fogadják a számláikat.
A gond akkor kezdődik, amikor a pénzügynek minden számlát egy helyre kell összegyűjtenie.
Ilyenkor kezdődnek az ismerős kérdések:
- Megérkezett már a Meta számlája?
- Hol van az alapanyag-beszállító számlája?
- Ki kapta meg a gyártóberendezés karbantartásáról szóló számlát?
- Megvan már az új eszközök beszerzéséről szóló számla?
- Elküldenéd a telefonszolgáltató számláját?
Ez a keresgélés minden hónapban újra és újra megismétlődik.
Nem csak időt veszít a cég
A szétszórtan érkező számlák nemcsak lassítják a munkát.
Nagyobb az esélye annak is, hogy:
- egy számla későn kerül jóváhagyásra, és ezért büntetőkamatot kell fizetni,
- valaki megfeledkezik róla, ezért megromlik a partnerkapcsolat,
- több ember ugyanazzal a dokumentummal foglalkozik, ami többszöri utaláshoz, vagy jóváhagyási káoszhoz vezethet,
- a pénzügynek újra és újra egyeztetnie kell a kollégákkal.
Minél több beszállítóval dolgozik egy vállalat, annál több időt emészt fel ez a teljesen felesleges adminisztráció, és annál nagyobb a hibalehetőség is.
A központi érkeztetés megszünteti a keresgélést
Ha minden számla ugyanarra a dedikált e-mail-címre érkezik, akkor az automatikusan beolvasott számlák kezelésének a folyamata már az első lépéstől egységessé válik.
A rendszer automatikusan átveszi a dokumentumokat, elindítja a jóváhagyási folyamatot, és mindenki ugyanabban a rendszerben dolgozik.
A pénzügynek többé nem kell külön e-maileket böngésznie vagy kollégákat keresnie egy hiányzó számla miatt.
Minden dokumentum egy helyen érhető el, és pontosan látszik, hogy hol tart a feldolgozás.
A legtöbb vállalat a számlajóváhagyási folyamat digitalizálására koncentrál, pedig a hatékonyság első lépése, hogy a számlák és a hozzájuk tartozó adatok egy központi rendszerbe kerüljenek, ahol egységesen tárolhatók és kezelhetők.
Ha megszűnik a manuális begyűjtés és a folyamatos keresgélés, a teljes számlakezelési folyamat gyorsabbá, átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá válik.