Budapest XVIII. kerülete egy saját fejlesztésű szerződéstároló rendszert használt, amely az évek során technológiailag elavulttá vált, és már nem felelt meg maradéktalanul a GDPR-követelményeknek.

A Craft DMS bevezetésével több mint 20 000 szerződés került át egy korszerű, auditálható platformra, miközben az önkormányzat teljes szervezete egységes rendszerre állt át.

Az eredmény gyorsabb dokumentumkezelés, jelentősen javuló átláthatóság és jogszabályi szempontból is megfelelő működés.

A kiinduló helyzet: egy rendszer, amely már nem tudta kiszolgálni az igényeket

A XVIII. kerület korábban saját fejlesztésű szerződéstárt használt. Bár hosszú ideig megfelelően támogatta a napi munkát, idővel egyre több korlátja jelent meg.

A rendszer technológiai alapjai elavulttá váltak:

• nem biztosított megfelelő naplózást,
• jogosultságkezelést és strukturált kereshetőséget,
• emellett a GDPR-előírásoknak sem felelt meg maradéktalanul.

A továbbfejlesztési és integrációs lehetőségek is korlátozottak voltak.

A legnagyobb kihívást azonban az jelentette, hogy a szervezet több mint 20 000 szerződését kellett úgy átemelni egy új rendszerbe, hogy közben ne történjen adatvesztés, és a napi működés is zavartalan maradjon.

A nemzetközi tapasztalatok is azt mutatják, hogy a korábbi, szigetszerű rendszerek hosszú távon már nem képesek biztosítani azt az adatvédelmi és auditálhatósági szintet, amelyet ma egy önkormányzattól elvárnak.

Teljes migráció és egységes működés egy korszerű platformon

A XVIII. kerület a Craft DMS mellett döntött, hogy szerződéskezelését korszerű, biztonságos és jogszabályi szempontból megfelelő alapokra helyezze.

A projekt során:

• több mint 20 000 szerződés, strukturált adat és dokumentum migrációja valósult meg, adatminőség-ellenőrzéssel,
• kialakításra került egy GDPR-kompatibilis működés, részletes jogosultság kezeléssel, naplózással és strukturált adatkezeléssel,
• a munkatársak szervezett képzéseken sajátították el az új rendszer használatát,
• a Craft DMS nem csupán egy-egy osztályon, hanem a teljes önkormányzati szervezetben bevezetésre került.

Az eredmény: gyorsabb visszakereshetőség, nagyobb átláthatóság, biztonságos működés

A projekt eredményeként a teljes szerződésállomány egy egységes, auditálható és GDPR-kompatibilis rendszerbe került.

A dokumentumok visszakereséséhez és a riportok elkészítéséhez szükséges idő több mint 80%-kal csökkent, miközben a szervezet működése átláthatóbbá vált, és a dokumentumkezelési folyamatok is könnyebben nyomon követhetők.

A projekt azt is bizonyította, hogy egy több évtized alatt felépült, nagyméretű szerződésállomány korszerű rendszerbe történő migrációja megfelelő előkészítéssel és szakmai támogatással működési kockázat nélkül is megvalósítható.

Mit tanulhatnak ebből más önkormányzatok és nagyvállalatok?

A XVIII. kerület projektje jól mutatja, hogy a szerződéskezelés korszerűsítése nem csupán informatikai fejlesztés. Ugyanilyen fontos szerepe van a jogszabályi megfelelés, az adatbiztonság és az átlátható működés biztosításában is.

Azoknak az önkormányzatoknak, amelyek még saját fejlesztésű vagy elavult rendszert használnak, érdemes első lépésként felmérniük a jelenlegi működést és a megfelelőségi kockázatokat.

Egy jól megtervezett átállással a modernizáció biztonságosan, a napi működés megszakítása nélkül is megvalósítható.

A Craft csapata segít felmérni, hogy mennyire biztonságos a most használt rendszer, és hogy melyek a következő lépések.