Tatabánya Megyei Jogú Város önkormányzata több tízezer aktív és archív szerződést kezel a napi működés során.
A jelentős szerződésállomány, a több mint 10 000 szerződéses hátralék, valamint a kiterjedt önkormányzati bérlakás-állomány egyre nagyobb adminisztratív terhet jelentett.
A Craft DMS bevezetésével több mint 25 000 dokumentum vált strukturáltan kereshetővé, miközben a vagyongazdálkodási osztály munkája is jelentősen egyszerűbbé és átláthatóbbá vált.
Egyre növekvő szerződésállomány, egyre több adminisztráció
Tatabánya esetében nemcsak a szerződések száma jelentett kihívást, hanem azok sokfélesége is.
Az önkormányzat több mint 10 000 szerződéses hátralékkal rendelkezett a digitális feldolgozás területén, emellett jelentős önkormányzati bérlakás-állományt kezelt, amely folyamatos szerződésmódosításokat, hosszabbításokat és kapcsolódó dokumentumok kezelését igényelte.
A szerződések és a hozzájuk tartozó iratok részben papíralapon, részben különálló digitális mappákban voltak elérhetők, egységes metaadat-kezelés nélkül.
Egy dokumentum visszakeresése időigényes volt, a riportok manuálisan készültek, a lejáratok és felülvizsgálatok követése pedig nagyrészt személyes emlékeztetőkre épült.
Nemzetközi tapasztalatok is azt mutatják, hogy ekkora szerződésállomány mellett hosszú távon csak egy központi, strukturált szerződéskezelő rendszer képes biztosítani az átlátható és fenntartható működést.
Egységes digitális szerződéstár a teljes szerződésállományhoz
Tatabánya a Craft DMS platformot választotta szerződéskezelési folyamatainak digitalizálására és hosszú távú támogatására.
A projekt során:
- létrejött egy központi digitális szerződéstár, amely egységes adatstruktúrában kezeli az aktív szerződéseket és a korábbi hátralékot,
- a rendszerben ma már több mint 25 000 dokumentum érhető el strukturált metaadatokkal,
- a bérlakás-szerződésekhez kapcsolódó módosítások, mellékletek és egyéb dokumentumok egy helyen váltak elérhetővé,
- a vagyongazdálkodási osztály napi munkájához szükséges dokumentumok gyorsan és strukturáltan hozzáférhetők.
Az eredmény: 80%-kal kevesebb kereséssel töltött idő
A Craft DMS bevezetésével a szerződések visszakereséséhez szükséges idő több mint 80%-kal csökkent.
A bérlakás-állomány kezeléséhez kapcsolódó adminisztráció átláthatóbbá és tervezhetőbbé vált, miközben a vagyongazdálkodási osztály munkaterhelése is érdemben csökkent.
A strukturált nyilvántartásnak köszönhetően a vezetők naprakész adatok alapján hozhatnak döntéseket, különösen a vagyongazdálkodás és a bérlakás-kezelés területén.
Mit bizonyít ez a projekt?
Tatabánya példája jól mutatja, hogy nagy volumenű szerződésállomány mellett a digitalizáció már nem kényelmi kérdés, hanem a hatékony működés alapfeltétele.
Egy központi, strukturált szerződéskezelő rendszer nemcsak a dokumentumok visszakeresését gyorsítja fel, hanem jelentősen csökkenti az adminisztratív terheket, támogatja a vezetői döntéshozatalt, és stabil alapot teremt a hosszú távú önkormányzati vagyongazdálkodáshoz.
Azoknak az önkormányzatoknak, amelyek jelentős szerződésállománnyal és rendszeres szerződésmódosítási igénnyel dolgoznak, érdemes első lépésként felmérniük jelenlegi folyamataikat, majd egy pilot projekttel megtervezniük az átállást.
A Craft segít átnézni a jelenlegi működést és tervet készíteni a következő lépésekkel.