Csökkentsd akár 80%-kal az adminisztrációval töltött időt!
A Craft DMS átláthatóvá és auditálhatóvá teszi a papírmunkát.
Nálatok is előfordul, hogy az adatok több rendszer között „utaznak” kézzel?
A számlák adatait manuálisan kell rögzíteni az ERP-ben, a riportok külön Excel-fájlokból készülnek össze, a dokumentumokat pedig még mindig e-mailben vagy kézzel hordozzátok körbe jóváhagyásra? Esetleg egy szerződés lejárata csak az utolsó pillanatban derül ki?
Sok cégnél és intézménynél nem az a legnagyobb probléma, hogy túl sok a dokumentum, hanem az, hogy a dokumentumokhoz kapcsolódó folyamatok szétszórtan működnek. Sokan ilyenkor az ERP-től várják a megoldást, de ezek a dokumentumkezelési és workflow igények gyakran túl speciálisak, a fejlesztések pedig túl merevek vagy költségesek.
A probléma tehát az, hogy nincs egy központi platform, ami a dokumentumokat, adatokat és a hozzájuk kapcsolódó folyamatokat együtt kezeli.
A Craft DMS egy operatív folyamatvezérlő platform, ahol minden dokumentum és hozzá kapcsolódó folyamat átlátható, auditálható és automatizált.
Dokumentumkezelő modul
Kezeld egy helyen az összes iratot
A dokumentumok, szerződések, számlák, e-mail csatolmányok és egyéb iratok egy helyen, kereshetően érhetők el. A rendszer pedig akár automatikusan is beolvassa őket scannerből vagy e-mail fiókokból.
OCR modul
Nyerj ki adatokat egy kattintással
A rendszer a szkennelt vagy digitális dokumentumokból automatikusan kinyeri a kulcsadatokat. Ezután rögzíti őket a Craft DMS-ben vagy továbbítja ERP-rendszerekbe, más szoftverekbe vagy akár Excelbe.
Workflow modul
Kövesd nyomon a folyamatokat valós időben
A dokumentumokhoz tartozó létrehozási, jóváhagyási, ellenőrzési és ügyintézési folyamatok lépésről lépésre modellezhetők. Így az e-mailes vagy szóbeli egyeztetések helyett a teljes folyamat egyetlen platformon követhető végig.
Riporting modul
Készíts átlátható riportokat villámgyorsan
A rendszerből strukturált riportok és exportok készíthetők, így nem kell manuálisan adatokat összegyűjteni különböző forrásokból.
Audittrail modul
Kövesd vissza a módosításokat egyszerűen
Minden releváns módosítás, státusz, lépés és felhasználói tevékenység naplózható, ami támogatja az auditálhatóságot és a transzparens működést.
ERP modul
Növekedjen a céged a rendszerrel együtt
A platform képes ERP-kkel, számlázókkal és más vállalati rendszerekkel együttműködni, így a vállalati ökoszisztéma részeként működik.
Mit nyer a céged a Craft DMS használatával?
Kevesebb elveszett idő, alacsonyabb működési költség és gyorsabb működés.
A Craft DMSnem egyszerű dokumentumtár, hanem egy olyan vállalati platform, ami kézzelfogható üzleti előnyt teremt a napi működésben.
Akár 80%-kal kevesebb adminisztráció
Kevesebb manuális adatkezelés, gyorsabb visszakeresés és automatizált folyamatok.
Kisebb jogi és megfelelési kockázat
Auditálható működés, strukturált dokumentumkezelés és kontrollált jogosultságok.
Nagyobb üzleti skálázhatóság
A rendszer együtt növekszik a szervezettel, komplex workflow-k kezelésére is alkalmas.
Alacsonyabb működési költségek
Kevesebb elveszett munkaóra, és kevesebb manuális hibából fakadó veszteség.
Gyorsabb döntéshozatal és riportálás
Az információk nem szétszórva, hanem egy helyen jelennek meg.
Több kapacitás az értékteremtő munkára
A csapatnak több ideje marad a valódi üzleti feladatokra.
Akár 80%-kal kevesebb adminisztráció
Kevesebb manuális adatkezelés, gyorsabb visszakeresés és automatizált folyamatok.
Kisebb jogi és megfelelési kockázat
Auditálható működés, strukturált dokumentumkezelés és kontrollált jogosultságok.
Nagyobb üzleti skálázhatóság
A rendszer együtt növekszik a szervezettel, komplex workflow-k kezelésére is alkalmas.
Alacsonyabb működési költségek
Kevesebb elveszett munkaóra, és kevesebb manuális hibából fakadó veszteség.
Gyorsabb döntéshozatal és riportálás
Az információk nem szétszórva, hanem egy helyen jelennek meg.
Több kapacitás az értékteremtő munkára
A csapatnak több ideje marad a valódi üzleti feladatokra.
30 éves dokumentumkezelési tapasztalat, személyre szabható megoldásokkal
A Cardinal Kft. 1993 óta fejleszt dokumentum- és folyamatkezelő rendszereket. A Craft DMS platformot bankok, biztosítók, önkormányzatok és nagyvállalatok használják napi szinten, köztük Magyarország legnagyobb pénzügyi intézményei, mint például a K&H is.
A Craft DMS moduláris felépítésének köszönhetően a platform ugyanazt a megbízható technológiát, magas szintű biztonságot és megfelelőséget biztosítja nagyvállalatok, kisebb cégek és intézmények számára egyaránt. Az adott szervezet igényeire, működésére és költségkeretére szabva.
A rendszer akár egyetlen problémára vagy folyamatra is bevezethető, ugyanakkor hosszú távon egy teljes vállalati digitalizáció alapját is képes megteremteni.
Néhány példa a Craft DMS használatára
01 Adatkinyerés szkennelt számlákból és továbbítás ERP-be
Gyártási tevékenységgel rendelkező partnerünk igényei alapján egy olyan megoldás került előtérbe, amely a bejövő papír- és elektronikus számlák adatainak automatizált kinyerését, ellenőrzését és központi feldolgozását támogatja.
Ez jelentősen csökkenti vagy akár teljesen kiváltja a kézi adatbevitel szükségességét, gyorsítja a feldolgozási folyamatokat, valamint mérsékeli a hibalehetőségeket és támogatja a riportálást. A megoldás képes a releváns adatok tárolására és megjelenítésére, illetve a kiválasztott ERP rendszer megfelelő moduljába történő továbbítására és rögzítésére is.
02 Központi dokumentumtár a teljes vállalati működéshez
A vállalat összes releváns dokumentuma egy helyen érhető el, kereshető metaadatokkal, kapcsolódó partnerekkel, mellékletekkel, előzményekkel és lejáratfigyeléssel. A rendszer támogatja a szerződések, ajánlatok, engedélyek, fuvarlevelek és egyéb üzleti dokumentumok strukturált kezelését, riportálását és auditálható tárolását.
Egyik pénzügyi szektorban működő ügyfelünk például egy globális, több országon átívelő szerződéstárolási gyakorlat kialakításán dolgozik a Craft DMS segítségével, hogy a szerződésállomány minden országban egységesen, visszakereshetően és kontrollált módon legyen kezelhető.
03 Felkészülés a 2028-as EU-s e-számla szabályozásra
A Craft DMS segítségével az elektronikus számlák kezelése, iktatása és hosszú távú tárolása egyszerűsíthető és automatizálható. Egyik logisztikai ügyfelünknél például azt vizsgáljuk, hogyan lehet már most olyan központi számlatárat kialakítani, amely támogatja a 2028-tól hatályba lépő EU-s ViDA (VAT in the Digital Age) szabályozásnak megfelelő digitális számlakezelést és megőrzést.
04 Jóváhagyási folyamatok digitalizálása és nyomon követése
Egyik gyártóipari ügyfelünknél jelenleg az ajánlatadási folyamat teljes digitalizálásán dolgozunk, amely ma még e-mailes dokumentumletöltésből, nyomtatásból, manuális iktatásból, szkennelésből, Exceles kalkulációból és kézi aláírási folyamatokból áll.
A Craft DMS segítségével ezek a lépések egyetlen digitális workflow-ban kezelhetők, ahol minden szereplő pontosan látja a saját feladatait és a folyamat aktuális állapotát.
05 Automata rendszerüzenet egy szerződés lejártakor
Egy alapanyaggyártó ügyfelünknél a minőségirányítási dokumentációk kezelése jelenleg több párhuzamos Excel-nyilvántartásban és manuális folyamatok mentén történik.
A Craft DMS segítségével a lejáratok és határidők automatikusan követhetők, így a megfelelő kollégák akár 1-2-4 hónappal korábban értesítést kapnak, miközben a kapcsolódó feladatok és dokumentációs folyamatok egyetlen platformon, átláthatóan követhetők végig.
06 Kapcsolódó dokumentumok 360 fokos nézete
Egy adott partnerhez, szerződéshez vagy ügyhöz tartozó összes dokumentum, előzmény, e-mail csatolmány és kapcsolódó információ összekapcsolható, így az információ nem szétszórtan, hanem kontextusban jelenik meg.
Ez segít elkerülni a félreértéseket, a hiányos információátadást és az ebből fakadó működési hibákat.
5 funkció, amivel a rendszer értéket teremt
Átlátható és vissza- kereshető működés
Kevesebb káosz, gyorsabb döntések és teljesebb vezetői összkép.
Automatizált folyamatok
Kevesebb adminisztráció, kevesebb hiba és gyorsabb ügyintézés.
Kontrollált jóváhagyások
Pontosabban követhető felelősségi körök és biztonságosabb működés.
Skálázható digitalizáció
A rendszer a jelenlegi problémák megoldása mellett a jövőbeli növekedést is támogatja.
Magyar jogszabályi megfelelés
Magyar fejlesztésű rendszer, amely a hazai megfelelőségi és auditelvárásokhoz igazodik.
Elégedett ügyfeleink
K&H Biztosító
10+ év, évente több millió dokumentum
A Craft DMS több mint 10 éve támogatja a K&H Biztosító élet- és nem-élet üzletágának működését, ahol a rendszer napi szinten több ezer tranzakció és dokumentum kezelését végzi kritikus üzleti környezetben. A közel 100 aktív felhasználó által használt platform évente több millió dokumentum feldolgozását és mintegy 50.000 ügy kezelését segíti gyorsabb, biztonságosabb és teljesen auditálható működés mellett.
Budapest XVIII. kerület önkormányzata
20.000 dokumentum, –80% keresési idő
Több mint 20.000 dokumentumot költöztetettünk át egy elavult belső rendszerből a CraftDMS GDPR-kompatibilis platformjára, működési fennakadás nélkül. Az átállás eredményeként a keresési és riportálási idő több mint 80%-kal csökkent, miközben a teljes szerződésállomány auditálhatóvá és átláthatóvá vált.
Kezdd el a konzultációt Rolanddal!
Az egyeztetés során részletesebben is átbeszélitek a működéseteket, bemutatja a releváns use case-eket és felméritek, hogyan tud a Craft DMS illeszkedni a folyamataitokhoz.
Ezt követően egy részletesebb online/helyszíni folyamatfelmérés alapján készítünk cégre szabott javaslatot és árajánlatot az igényeitekhez igazítva.
