Minden bejövő számla egy helyen, jóváhagyásra készen
A Craft automatikusan érkezteti, rendszerezi és a megfelelő jóváhagyókhoz továbbítja a számlákat. Te pedig mindig láthatod, hogy melyik számla kinél tart, papíralapú köröztetés, e-mailes keresgélés és nehezen követhető Excel-táblák nélkül.
Ne a hónapzáráskor derüljön ki, hogy elakadt egy számla
A bejövő számlák gyakran több ember, postafiók, mappa és táblázat között mozognak. Emiatt nehéz gyorsan megválaszolni azokat a kérdéseket, amelyekre a pénzügynek és a vezetőségnek naponta szüksége lenne:
- Megérkezett már a számla?
- Ki ellenőrizte?
- Kinél vár jóváhagyásra?
- Miért lett elutasítva?
- Kapcsolódik hozzá szerződés vagy szállítólevél?
- Előkészíthető már utalásra?
- Mi történt vele korábban?
A Craft Számlakezelő egyetlen, átlátható folyamatba rendezi a számlák teljes útját az érkeztetéstől a végső jóváhagyásig.
Kevesebb adminisztráció
Nagyobb vezetői kontroll
Mindig látható, hol tart egy számla
Egyetlen felületen követhető, hogy a számla beérkezett-e, ki foglalkozik vele, milyen jóváhagyások történtek meg, és mi a következő lépés.
A megfelelő ember hozza meg a döntést
A jóváhagyási folyamat a vállalat működéséhez és jogosultsági rendszeréhez igazítható. A számlák automatikusan azokhoz kerülnek, akiknek valóban feladatuk van velük.
Kevesebb manuális adatbevitel és hibalehetőség
A rendszer előtölti a számla adatait, amelyeket csak ellenőrizni kell. Ezután összekapcsolja az összetartozó dokumentumokat, és egységes folyamaton vezeti végig az ügyet.
Kiszámíthatóbb pénzügyi működés
A pénzügynek nem kell e-mailekben és mappákban keresnie a hiányzó információkat. A jóváhagyott számlák szűréssel megtalálhatóak és készen állnak az utalásra.
Minden számla egy helyre érkezik
Elég egyetlen központi e-mail-címet megadni a partnereknek és szolgáltatóknak. A rendszer ezután automatikusan összegyűjti a beérkező számlákat, így nem kell többé külön keresgélni őket.
Így jut el a számla a beérkezéstől a jóváhagyásig
Automatikus érkeztetés
A rendszer egy dedikált e-mail-postafiókból (pl. szamlak@ceg.hu) automatikusan betölti a beérkező számlákat. Ezt a címet adjátok meg a partnereknek, vagy ide érkeznek a szkennelt dokumentumok. Minden számla automatikusan bekerül a Craftba, manuális begyűjtés nélkül.
Ellenőrzés és iktatás
A Craft előtölti a számla adatait. A felhasználóknak csak ellenőrizniük kell az információkat, majd a számla összekapcsolható a megfelelő partnerrel, szerződéssel vagy más dokumentummal.
Szakmai véleményezés
A számlát az érintett szervezeti egységek párhuzamosan ellenőrizhetik. Nem kell arra várni, hogy a dokumentum egymás után végigjárja az összes résztvevőt.
Végső vezetői jóváhagyás
A szakmai ellenőrzést követően a számla végső vezetői jóváhagyásra kerül. A döntéshez költségtípus, megjegyzés vagy elutasítási ok is rögzíthető, így később is pontosan visszakövethető, mi történt.
Nemcsak tárolja a dokumentumokat,
hanem kezeli a teljes folyamatot.
Állapotkövetés
Bármikor ellenőrizhető, hogy melyik számla hol tart, kinél van, és milyen feladat vár még elvégzésre.
Sztornó- és helyesbítő számlák kezelése
A sztornó- és helyesbítő számlák összekapcsolhatók az eredeti dokumentummal. A rendszer az új helyzetnek megfelelően újraindítja vagy lezárja a folyamatot.
Kapcsolódó dokumentumok egy helyen
A számla, a szerződés, a szállítólevél és a partner adatai egy ügyben kezelhetők, ezért nincs szükség több rendszer és hálózati mappa átvizsgálására.
Szerepkörök és jogosultságok
Pontosan szabályozható, hogy ki milyen számlákat láthat, milyen feladatokat végezhet el, és milyen összeghatárig hagyhat jóvá.
Szűrés és exportálás
A számlák többek között fizető cég, partner, státusz vagy időszak alapján szűrhetők. A jóváhagyott tételek Excel-formátumban exportálhatók az utalás előkészítéséhez.
Visszakereshető döntések
A rendszer megőrzi a számlához kapcsolódó lépéseket, jóváhagyásokat és elutasításokat, így egy későbbi ellenőrzéskor is rendelkezésre áll a teljes előzmény.
Kinek jelent valódi segítséget?
Ügyvezetőknek
Akik szeretnék kézben tartani a vállalati költségeket, de nem akarnak minden számlát e-mailben, papíron vagy külön táblázatokban követni.
Pénzügyi vezetőknek
Akik kiszámíthatóbb hónapzárást, gyorsabb visszakeresést és átlátható jóváhagyási folyamatot szeretnének.
Több telephellyel vagy szervezeti egységgel működő cégeknek
Ahol egy számlához több szakmai véleményező és vezetői jóváhagyó tartozik, ezért a manuális köröztetés már nehezen követhető.
Növekedésben lévő középvállalatoknak
Ahol az Excel, az e-mail és a hálózati mappák már nem képesek biztonságosan kezelni a megnövekedett számlamennyiséget.
Elégedett ügyfeleink
K&H Biztosító
10+ év, évente több millió dokumentum
A Craft DMS több mint 10 éve támogatja a K&H Biztosító élet- és nem-élet üzletágának működését, ahol a rendszer napi szinten több ezer tranzakció és dokumentum kezelését végzi kritikus üzleti környezetben. A közel 100 aktív felhasználó által használt platform évente több millió dokumentum feldolgozását és mintegy 50.000 ügy kezelését segíti gyorsabb, biztonságosabb és teljesen auditálható működés mellett.
Budapest XVIII. kerület önkormányzata
20.000 dokumentum, -80% keresési idő
Több mint 20.000 dokumentumot költöztetettünk át egy elavult belső rendszerből a CraftDMS GDPR-kompatibilis platformjára, működési fennakadás nélkül. Az átállás eredményeként a keresési és riportálási idő több mint 80%-kal csökkent, miközben a teljes szerződésállomány auditálhatóvá és átláthatóvá vált.
Gyakran ismételt kérdések
Már van ERP-rendszerünk. Akkor is használhatjuk?
Igen. A Craft nem helyettesíti az ERP-t, hanem kiegészíti azt. A bejövő számlák jóváhagyása önállóan is digitalizálható, a megoldás a meglévő ERP-rendszerhez is integrálható.
Miért jobb, mint az Excel és a hálózati mappák?
A hálózati mappa tárolja a dokumentumokat, az Excel pedig segíthet nyilvántartani őket, de egyik sem kezeli megbízhatóan a teljes jóváhagyási folyamatot. A belső hálózati, vagy PC-n tárolt állományok elveszhetnek. A mappába és az Excelbe kézzel kell felvinni az adatokat, ami sok, alacsony hozzáadott értékű manuális munkához vezet.
A Craftban látható, hogy egy számla kinél tart, milyen döntések születtek, és mi a következő lépés. A folyamat nem különálló fájlokból és e-mailekből áll össze, hanem egyetlen rendszerben követhető.
Mennyi idő alatt vezethető be?
Sztenderd számlajóváhagyási folyamat esetén a rendszer néhány nap alatt élesíthető. Egyedi workflow-k és integrációk esetén a bevezetés hosszabb lehet. A pontos ütemezést az igényfelmérés után határozzuk meg.
Szükség van saját informatikusra?
Nem. A rendszer beállítását és bevezetését a Craft szakemberei végzik. Az ügyfél részéről elsősorban a jelenlegi folyamat és a jóváhagyási szabályok bemutatására van szükség.
Nem túl nagy megoldás ez egy középvállalatnak?
Nem. A Craft Számlakezelő modul már körülbelül 500 EUR/hó nagyságrendtől elérhető, és a moduláris felépítésnek köszönhetően elegendő a számlajóváhagyási folyamatot bevezetni. Később, amikor erre már igény van, a rendszer további dokumentumkezelési és adminisztratív folyamatokkal is bővíthető.
Biztonságban vannak az adataink?
Igen. A Craft magyarországi adatközpontban működik, így az adatok biztonságos környezetben kerülnek tárolásra. A Rackforest 99,9%-os rendelkezésre állása stabil és folyamatos működést biztosít, így a rendszerre a mindennapi munkavégzés során is megbízhatóan számíthatsz.
Segít a ViDA szabályozásra való felkészülésben?
Igen. A Craft digitális, auditálható számlakezelést és papírmentes jóváhagyási folyamatot biztosít, így megkönnyíti a jövőbeli szabályozásokra való felkészülést. Fontos azonban, hogy a Craft nem állít ki hatósági e-számlát, és nem ViDA-megfelelőségi rendszer.
Mennyibe kerül?
Sok vállalatnál napi szinten 7 és 10 közötti munkatárs foglalkozik számlák rögzítésével, továbbításával, ellenőrzésével vagy jóváhagyásával. A tapasztalataink szerint egy digitális számlakezelő megoldás akár 1,5 és 3 teljes munkaidő közötti kapacitást is felszabadíthat, miközben csökkenti a késedelmes jóváhagyásokból, elveszett számlákból és duplafizetésekből eredő kockázatokat.
Átlagos magyar bérekkel számolva ez havi bruttó 750 000 Ft vagy akár ennél is nagyobb megtakarítást jelenthet, természetesen a vállalat méretétől és a jelenlegi folyamatoktól függően.
Ehhez képest a Craft Számlakezelő modul már körülbelül 500 EUR/hó nagyságrendtől elérhető. A pontos díj a vállalat méretétől, a számlaforgalomtól, a jóváhagyási folyamat összetettségétől és az igényelt integrációktól függ.
Kezdd el a konzultációt Rolanddal!
Az egyeztetés során részletesebben is átbeszélitek a működéseteket, bemutatja a releváns use case-eket és felméritek, hogyan tud a Craft DMS illeszkedni a folyamataitokhoz.
Ezt követően egy részletesebb online/helyszíni folyamatfelmérés alapján készítünk cégre szabott javaslatot és árajánlatot az igényeitekhez igazítva.
